Điều 15. Hồ sơ, thủ tục cấp đổi hiện vật khen thưởng thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Tư pháp
1. Các cá nhân, tập thể có nguyện vọng cấp đổi hiện vật khen thưởng lập hồ sơ gửi về cơ quan Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng ngành Tư pháp. Hồ sơ có 01 bộ (bản chính), gồm:
a) Công văn đề nghị cấp đổi của tập thể hoặc đơn đề nghị cấp đổi của cá nhân khi có hiện vật khen thưởng bị hư hỏng, không còn giá trị sử dụng và hư hỏng vì lý do khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn hoặc do in sai bằng;
b) Hiện vật khen thưởng đề nghị cấp đổi.
2. Vụ Tổ chức cán bộ đối chiếu với hồ sơ lưu, xác nhận, tổng hợp, báo cáo Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng ngành Tư pháp xem xét, quyết định cấp đổi hiện vật khen thưởng cho cá nhân, tập thể trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị cấp đổi của tập thể, cá nhân.
Hiện vật cấp đổi do Vụ Tổ chức cán bộ chịu trách nhiệm mua sắm, in ấn theo mẫu quy định. Mẫu bằng cấp đổi in theo thiết kế tại thời điểm cá nhân, tập thể được khen thưởng, trong đó phía dưới bên phải bằng in sẵn mẫu con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền khen thưởng tại thời điểm đó; phía dưới bên trái bằng ghi "Quyết định khen thưởng số, ngày, tháng, năm" và ghi "chứng nhận cấp đổi bằng số, ngày, tháng năm" của Bộ Tư pháp.
3. Vụ Tổ chức cán bộ có trách nhiệm thanh lý hoặc xử lý, tiêu hủy hiện vật khen thưởng thu lại do cấp đổi theo quy định.