Điều 5. Hình thức báo cáo, phương thức gửi và nhận báo cáo
1. Hình thức báo cáo
a) Báo cáo bằng văn bản điện tử (Báo cáo điện tử) là các báo cáo có chữ ký số của người có thẩm quyền, được các đơn vị trực thuộc và các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền đăng tải trên Hệ thống Thông tin báo cáo của Bộ Ngoại giao, nhằm phục vụ chia sẻ thông tin, kết nối liên thông với Hệ thống Thông tin báo cáo Chính phủ.
b) Trường hợp chưa sử dụng chữ ký số hoặc do yêu cầu công việc hay các trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật, sự việc bất khả kháng, sử dụng hình thức báo cáo bằng văn bản giấy do người có thẩm quyền ký và được đóng dấu theo quy định.
2. Phương thức gửi, nhận báo cáo
a) Báo cáo bằng văn bản điện tử được gửi tới nơi nhận báo cáo qua hệ thống thư điện tử hoặc phần mềm thông tin báo cáo chuyên dùng.
b) Báo cáo bằng văn bản giấy được gửi tới nơi nhận báo cáo bằng phương thức gửi trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính, fax; có thể đồng thời gửi báo cáo bằng văn bản điện tử qua hệ thống thư điện tử, hoặc dưới dạng đĩa CD.