Điều 5. Sử dụng ấn chỉ
1. Các ấn chỉ in, cấp phát theo quy định tại Thông tư này được cơ quan Quản lý thị trường các cấp sử dụng để lập hồ sơ các vụ việc kiểm tra, xử lý vi phạm hành chính trong các lĩnh vực quản lý nhà nước được pháp luật giao thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính.
2. Chỉ những công chức Quản lý thị trường được Thủ trưởng cơ quan Quản lý thị trường các cấp (Cục trưởng Cục Quản lý thị trường, Chi cục trưởng Chi cục Quản lý thị trường, Đội trưởng Đội Quản lý thị trường) giao nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát thị trường, thẩm tra xác minh vụ việc xử lý vi phạm hành chính, thực hiện xử phạt vi phạm hành chính, tổ chức thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính, áp dụng các biện pháp ngăn chặn và đảm bảo việc xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật mới được cấp phát ấn chỉ để lập hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử phạt vi phạm hành chính.
3. Các trạm kiểm soát liên ngành, đoàn kiểm tra liên ngành được thành lập theo quyết định của cấp có thẩm quyền và giao cho người có thẩm quyền của cơ quan Quản lý thị trường các cấp làm trưởng trạm, trưởng đoàn thì sử dụng các ấn chỉ theo quy định tại Thông tư này để lập hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử phạt vi phạm hành chính trong trường hợp được người có thẩm quyền thành lập trạm kiểm soát, đoàn kiểm tra cho phép sử dụng.
4. Các ấn chỉ sử dụng để lập hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử phạt vi phạm hành chính đều phải đóng dấu của cơ quan sử dụng ấn chỉ như sau:
a) Đối với ấn chỉ là quyết định do người có thẩm quyền ký và đóng dấu trực tiếp thì đóng dấu của cơ quan sử dụng ấn chỉ vào chỗ chữ ký của những người này. Ấn chỉ là quyết định do người ký không được quyền đóng dấu trực tiếp thì đóng dấu của cơ quan sử dụng ấn chỉ vào phía trên góc trái của ấn chỉ (đóng dấu treo).
b) Đối với các ấn chỉ không phải là quyết định phải đóng dấu treo của cơ quan sử dụng ấn chỉ vào phía trên góc trái bên dưới dãy số của ấn chỉ.
5. Khi được giao sử dụng ấn chỉ, công chức Quản lý thị trường phải:
a) Sử dụng đúng loại ấn chỉ vào từng công việc theo quy định của pháp luật về kiểm tra và xử phạt vi phạm hành chính;
b) Sử dụng ấn chỉ lần lượt từ số nhỏ đến số lớn, không được dùng cách quãng, nhảy số. Trường hợp số ấn chỉ nào sử dụng bị hỏng thì gạch bỏ số ấn chỉ đó, lưu lại số ấn chỉ bị hỏng tại quyển ấn chỉ và chuyển sang sử dụng số ấn chỉ kế tiếp;
c) Ghi ấn chỉ in sẵn bằng bút bi mực màu xanh hoặc màu đen lên liên đầu để mực cacbon tự in sang các liên sau hoặc có thể ghi ấn chỉ trên máy chữ, máy in bằng mực đen, đảm bảo nội dung giữa các liên phải giống nhau;
d) Ghi ấn chỉ đúng theo quy định, không được thêm, bớt các mục nội dung trên mẫu ấn chỉ in sẵn. Mục nào của ấn chỉ không ghi hoặc ghi không hết phần để trống thì phải gạch chéo mục không ghi và phần trống còn lại; trường hợp có kèm theo phụ lục, bảng kê thì phải ghi rõ có phụ lục, bảng kê kèm theo;
đ) Các ấn chỉ có nhiều trang, nhiều liên kể cả trường hợp sử dụng phụ lục biên bản hoặc bảng kê kèm theo đều phải có chữ ký của những người này ở từng trang, từng liên ấn chỉ được lập;
e) Đưa vào hồ sơ vụ việc liên ấn chỉ quy định để lập hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử phạt vi phạm hành chính; đánh bút lục các ấn chỉ có trong hồ sơ và các tài liệu khác có liên quan theo quy định của pháp luật xử lý vi phạm hành chính.
6. Việc gửi, lưu, sao lục ấn chỉ đã lập như sau:
a) Đối với ấn chỉ có ba liên thì liên một đưa vào hồ sơ vụ việc, liên hai giao cho đương sự, cá nhân, tổ chức được kiểm tra, khám hoặc bên xác minh, làm việc, bên yêu cầu giải trình và liên ba lưu tại quyển ấn chỉ. Đối với ấn chỉ có bốn liên thì liên một đưa vào hồ sơ vụ việc, liên hai giao cho cá nhân, tổ chức bị xử phạt, liên ba gửi nơi thu tiền phạt hoặc các bên liên quan và liên bốn lưu tại quyển ấn chỉ;
b) Trường hợp cần phải có thêm ấn chỉ đã lập để cung cấp cho các bên có liên quan thì cơ quan sử dụng ấn chỉ sao y bản chính liên một, có chữ ký của người có thẩm quyền sao y bản chính và đóng dấu của cơ quan sao y trên liên sao y theo quy định của pháp luật.
c) Trường hợp liên 2 ấn chỉ đã lập nhưng không có đối tượng để giao vì lý do khách quan thì lưu tại quyển ấn chỉ.