Điều 11. Xây dựng dữ liệu đất đai phi cấu trúc về địa chính
Dữ liệu đất đai phi cấu trúc về địa chính được xây dựng bằng cách quét (scan) các tài liệu giấy tờ pháp lý đang được lưu trữ dưới dạng giấy, xử lý tệp tin và đưa vào cơ sở dữ liệu để quản lý, theo các bước sau:
1. Quét các giấy tờ pháp lý và tài liệu kèm theo (bản gốc hoặc bản sao có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền) nhằm xác thực thông tin của thửa đất, bao gồm:
a) Đơn đăng ký, cấp Giấy chứng nhận (lần đầu);
b) Biên bản của Hội đồng đăng ký đất đai lần đầu (nếu có);
c) Tờ trình về việc đăng ký đất đai, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất (nếu có);
d) Báo cáo kết quả rà soát hiện trạng sử dụng đất của tổ chức, tổ chức tôn giáo, tổ chức tôn giáo trực thuộc;
đ) Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất;
e) Phiếu chuyển thông tin xác định nghĩa vụ tài chính về đất đai;
g) Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính; giấy tờ liên quan đến việc miễn, giảm nghĩa vụ tài chính về đất đai, tài sản gắn liền với đất (nếu có);
h) Thông báo xác nhận kết quả đăng ký đất đai;
i) Giấy chứng nhận hoặc bản lưu Giấy chứng nhận; trang bổ sung (nếu có);
k) Hợp đồng thuê đất đối với trường hợp thuê đất của Nhà nước.
Chế độ quét của thiết bị được thiết lập theo hệ màu RGB với định dạng PDF, phiên bản 1.4 trở lên; độ phân giải tối thiểu: 200 dpi; tỷ lệ số hóa: 100%.
2. Xử lý các tệp tin quét thành các tệp tin theo quy định về dữ liệu đất đai phi cấu trúc; lưu trữ dưới định dạng tệp tin PDF (ở định dạng không chỉnh sửa được); chất lượng hình ảnh số phải sắc nét và rõ ràng, các hình ảnh được sắp xếp theo cùng một hướng, hình ảnh phải được quét vuông góc, không được cong vênh.
3. Nhập thông tin mô tả của dữ liệu phi cấu trúc và tạo liên kết dữ liệu đất đai phi cấu trúc với thửa đất trong cơ sở dữ liệu.
4. Vận chuyển, bàn giao tài liệu cho đơn vị quản lý hồ sơ, tài liệu.