Điều 35. Trách nhiệm của tổ chức hoạt động dịch vụ quan trắc môi trường sau khi được cấp Giấy chứng nhận
1. Tổ chức hoạt động dịch vụ quan trắc môi trường phải lập hồ sơ bản giấy hoặc bản điện tử để lưu trữ và theo dõi riêng đối với hoạt động quan trắc môi trường mà tổ chức thực hiện để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.
Các hồ sơ liên quan tới hoạt động quan trắc môi trường của tổ chức bao gồm: số theo dõi hóa chất; các phiếu trả kết quả; hồ sơ quản lý sử dụng thiết bị quan trắc môi trường, số hoặc hệ thống theo dõi giao nhận mẫu phòng thí nghiệm, hồ sơ về bảo đảm chất lượng và kiểm soát chất lượng trong quan trắc môi trường, trong quản lý dữ liệu theo quy định tại Thông tư số 24/2017/TT-BTNMT ngày 01 tháng 9 năm 2017 của Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định kỹ thuật quan trắc môi trường, biên bản thanh lý và các hình thức giao kết khác với khách hàng theo quy định của pháp luật về dân sự và các tài liệu liên quan khác.
2. Khi tham gia cung cấp dịch vụ quan trắc môi trường, trường hợp tổ chức ký kết hợp đồng cung cấp dịch vụ với khách hàng thì các hợp đồng phải có ký hiệu riêng của tổ chức để nhận biết, ghi rõ ngày, tháng, năm của hợp đồng. Trong ký hiệu riêng của tổ chức phải có đánh số thứ tự. Số thứ tự được ký hiệu bắt đầu từ thời điểm ký hợp đồng đầu tiên của năm dương lịch và kết thúc tại hợp đồng cuối cùng của năm, đảm bảo đúng trình tự thời gian ký kết hợp đồng.
3. Trả kết quả cho khách hàng thông qua phiếu kết quả quan trắc được người có thẩm quyền của tổ chức ký, đóng dấu. Phiếu kết quả quan trắc được thiết kế thành mẫu riêng, trong đó phải thể hiện được những thông tin sau:
- Tên của tổ chức;
- Tên khách hàng trả phiếu;
- Số giấy chứng nhận Vimcerts đã được cấp;
- Ngày, tháng, năm xuất phiếu;
- Ký hiệu của phiếu: Trong ký hiệu phải có đánh số thứ tự theo năm và số năm. Số thứ tự được ký hiệu bắt đầu từ thời điểm xuất phiếu đầu tiên của năm dương lịch và kết thúc tại phiếu xuất cuối cùng của năm, đảm bảo đúng trình tự thời gian xuất phiếu. Tổ chức có thể bổ sung thêm các bộ ký hiệu riêng trong phần ký hiệu của phiếu để phục vụ việc phân loại, quản lý nội bộ trong tổ chức nhưng phải đảm bảo quy tắc đánh số thứ tự các phiếu theo đúng trình tự thời gian xuất phiếu.
- Kết quả phân tích: thông số, phương pháp sử dụng, kết quả đo và quy chuẩn, tiêu chuẩn hoặc thông số kỹ thuật đối chiếu (nếu có).
- Trường hợp thuê tổ chức khác thực hiện quan trắc đối với thông số mà mình không được chứng nhận thì phải ghi chú rõ tên đơn vị thực hiện kèm theo phiếu phân tích do đơn vị quan trắc đó cung cấp.
Tổ chức phải có số hoặc hệ thống theo dõi các phiếu kết quả quan trắc trả cho khách hàng được xuất ra, trong đó tối thiểu phải có các thông tin: ký hiệu phiếu (có bao gồm số thứ tự phiếu); ngày, tháng, năm xuất phiếu và tên khách hàng trả phiếu.
4. Trường hợp tổ chức tự thực hiện việc quan trắc môi trường để phục vụ cho hoạt động nghiên cứu của tổ chức, thực hiện việc quan trắc để theo dõi nội bộ mà không ký kết hợp đồng và không xuất phiếu kết quả quan trắc cho một bên thứ hai thì không bắt buộc phải áp dụng các quy định tại các khoản 1, 2, và 3 Điều này.