Điều 7. Lập dự toán, phân bổ và chấp hành dự toán ngân sách:
Việc lập dự toán, phân bổ và giao dự toán, cấp phát, quản lý, sử dụng và thanh quyết toán kinh phí thực hiện theo quy định của pháp luật tài chính ngân sách hiện hành; Thông tư này quy định bổ sung thêm một số điểm cho phù hợp với đặc thù của công tác lập dự toán, phân bổ và chấp hành dự toán ngân sách chi hoạt động thường xuyên của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài như sau:
1. Lập dự toán:
1.1. Hàng năm Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài căn cứ vào nhiệm vụ chính trị được giao, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi quy định, biến động giá cả của nước sở tại, biến động của đồng đô la Mỹ so với đồng tiền địa phương, số kiểm tra về dự toán ngân sách do cơ quan có thẩm quyền thông báo, tình hình thực hiện dự toán ngân sách các năm trước, lập dự toán thu chi ngân sách nhà nước theo đúng biểu mẫu quy định của Luật Ngân sách nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật và quy định của Thông tư này, kèm theo thuyết minh về cơ sở, căn cứ tính toán gửi cơ quan chủ quản trong đó xác định và thể hiện rõ dự toán chi ngân sách đề nghị giao thực hiện chế độ tự chủ và dự toán chi ngân sách giao không thực hiện chế độ tự chủ.
1.2. Cơ quan chủ quản xem xét và tổng hợp số liệu dự toán thu chi của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài trong dự toán ngân sách năm của đơn vị mình gửi Bộ Tài chính trước ngày 20 tháng 7 hàng năm.
1.3. Dự toán được lập bằng đồng Việt Nam có quy ra đôla Mỹ theo tỷ giá do Bộ Tài chính quy định cho năm kế hoạch.
2. Phân bổ, giao dự toán:
2.1. Căn cứ quyết định giao dự toán chi ngân sách Nhà nước của cấp có thẩm quyền, cơ quan chủ quản phân bổ và giao dự toán chi cho từng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài trực thuộc theo hai phần: Kinh phí giao thực hiện chế độ tự chủ; kinh phí giao không thực hiện chế độ không tự chủ, gửi Bộ Tài chính để thẩm tra theo quy định.
2.2. Sau khi phương án phân bổ ngân sách được Bộ Tài chính thống nhất, cơ quan chủ quản thực hiện giao dự toán cho từng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài trực thuộc, đồng gửi Bộ Tài chính và Kho bạc Nhà nước (Sở Giao dịch) làm căn cứ cấp phát kinh phí.
2.3. Dự toán ngân sách Nhà nước hàng năm của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài được bảo đảm cấp đủ theo dự toán bằng tiền đô la Mỹ. Trường hợp có phát sinh thiếu dự toán tính theo đồng Việt Nam (do chênh lệch tỷ giá hạch toán), cơ quan chủ quản tổng hợp nhu cầu cần bổ sung kinh phí chậm nhất trước ngày 10/12 và có văn bản gửi cơ quan tài chính để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt bổ sung dự toán làm căn cứ thực hiện.
3. Chấp hành dự toán:
Căn cứ vào dự toán chi ngân sách năm đã được Bộ Tài chính thông báo, quy trình cấp phát kinh phí cho các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài được thực hiện như sau:
3.1. Cơ quan chủ quản:
a) Gửi quyết định phân bổ dự toán chi ngân sách Nhà nước hàng năm bằng đồng Việt Nam có quy ra đôla Mỹ tại thời điểm giao kế hoạch của các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài trực thuộc cho Bộ Tài chính và Kho bạc Nhà nước (Sở Giao dịch).
b) Hàng quý, căn cứ vào nhu cầu chi tiêu của từng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài, cơ quan chủ quản thực hiện việc cấp phát kinh phí từ Quỹ Ngoại tệ tập trung Nhà nước, bằng cách lập Giấy rút dự toán ngân sách bằng ngoại tệ theo mẫu C2-05/NS quy định tại Quyết định số 120/2008/QĐ-BTC ngày 22/12/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ kế toán ngân sách Nhà nước và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước gửi Kho bạc Nhà nước (Sở Giao dịch) và quy định tại Thông tư số 212/2009/TT-BTC ngày 6/11/2009 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc;
Riêng đối với Bộ Ngoại giao, Bộ Tài chính uỷ quyền cho Bộ Ngoại giao quản lý và sử dụng Quỹ Tạm giữ của ngân sách Nhà nước tại các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài để cấp kinh phí. Khi sử dụng Quỹ này để cấp phát cho các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài của mình Bộ Ngoại giao lập 02 liên Giấy đề nghị chi từ Quỹ Tạm giữ của ngân sách Nhà nước tại Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài (mẫu biểu số 8 kèm theo Thông tư này) đồng thời lập 02 liên Giấy đề nghị thu ngân sách Nhà nước (mẫu biểu số 9 kèm theo Thông tư này) gửi Kho bạc Nhà nước (Sở Giao dịch).
c) Đối chiếu số liệu hàng quý với Kho bạc Nhà nước.
d) Kiểm soát chi căn cứ trên chứng từ Cơ quan Việt Nam gửi về.
đ) Trường hợp nếu có chênh lệch tỷ giá phát sinh tăng trong năm, kết thúc năm ngân sách cơ quan chủ quản có trách nhiệm tổng hợp gửi Bộ Tài chính trình cấp có thẩm quyền bổ sung kinh phí để đảm bảo dự toán kinh phí của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài bằng tiền đôla Mỹ.
3.2. Kho bạc Nhà nước:
Thanh toán kinh phí cho Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài theo đề nghị của cơ quan chủ quản, cụ thể:
a) Trường hợp chi từ Quỹ Ngoại tệ tập trung Nhà nước:
Kho bạc Nhà nước (Sở Giao dịch) căn cứ vào dự toán ngân sách của các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài do cơ quan chủ quản gửi từ đầu năm và giấy rút dự toán ngân sách bằng ngoại tệ của cơ quan chủ quản gửi theo quy định tại tiết b điểm 3.1 khoản 3 Điều 7 thực hiện xuất Quỹ Ngoại tệ tập trung nhà nước thanh toán cho các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài theo đề nghị của cơ quan chủ quản.
b) Trường hợp sử dụng Quỹ Tạm giữ của ngân sách nhà nước ở nước ngoài:
Kho bạc Nhà nước (Sở Giao dịch) căn cứ vào dự toán ngân sách của các Cơ quan Việt Nam do Bộ Ngoại giao gửi từ đầu năm và các liên chứng từ mà Bộ Ngoại giao đã gửi theo mẫu biểu số 8 kèm theo Thông tư này (chỉ áp dụng riêng cho Bộ Ngoại giao) để thực hiện kiểm tra các yếu tố, ký trên các liên chứng từ và xử lý như sau: sử dụng liên số 1 “Giấy đề nghị ghi thu Ngân sách Nhà nước”, để ghi thu ngân sách “Tiền lệ phí lãnh sự hoặc các khoản thu khác ở nước ngoài”; đồng thời sử dụng liên số 1 giấy đề nghị chi từ Quỹ Tạm giữ của ngân sách Nhà nước tại Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài hạch toán ghi chi cho Bộ Ngoại giao (tương ứng Chương, loại, khoản của mục của Mục lục ngân sách Nhà nước). Các liên còn lại trả cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao hạch toán và thông báo (bằng điện mật) cho Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài trích Quỹ Tạm giữ của ngân sách Nhà nước ở nước ngoài để sử dụng.
3.3. Biểu mẫu lập dự toán; chấp hành dự toán:
Biểu mẫu hướng dẫn tổng hợp lập dự toán thu, chi ngân sách theo quy định tại Biểu mẫu số 1, 2, 3, 4, 5,6, 11; biểu mẫu rút dự toán theo quy định tại Biểu mẫu số 7; biểu mẫu hướng dẫn chi từ Quỹ Ngoại tệ tập trung Nhà nước theo Biểu mẫu số 8; biểu mẫu hướng dẫn ghi thu ngân sách Nhà nước Biểu mẫu số 9; biểu mẫu báo cáo quyết toán nguồn kinh phí theo Biểu mẫu số 10 đính kèm Thông tư này.
4. Kinh phí chuyển năm sau:
4.1. Kinh phí hoạt động của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài (bao gồm: Kinh phí giao thực hiện chế độ tự chủ và kinh phí giao không thực hiện chế độ tự chủ) cuối năm chưa sử dụng hết (dự toán tại Kho bạc Nhà nước; dư tài khoản tiền gửi; dư tiền mặt và dư tạm ứng tại Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài) được chuyển sang năm sau tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ, không được sử dụng để chi tăng thu nhập.
Thủ tục chuyển số dư sang năm sau đối với khoản kinh phí đương nhiên được chuyển nguồn nêu trên thực hiện theo quy định tại Thông tư số 108/TT-BTC ngày 18/11/2008 của Bộ Tài chính hướng dẫn xử lý ngân sách cuối năm và lập, báo cáo quyết toán ngân sách nhà nước hàng năm.
4.2. Dự toán giao cho các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài, vì lý do khách quan cơ quan chủ quan chưa cấp cho Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài, được phép chuyển sang năm sau thực hiện cấp phát tiếp và được bảo đảm bằng tiền đôla Mỹ theo tỷ giá kế hoạch của năm sau. Trường hợp do quy đổi theo tỷ giá kế hoạch năm sau có sự chênh lệch thiếu kinh phí hạch toán theo tiền đồng Việt Nam, Bộ Tài chính xem xét trình cấp có thẩm quyền bổ sung kinh phí để đảm bảo đủ dự toán bằng tiền đôla Mỹ.
5. Quyết toán thu, chi ngân sách:
5.1. Các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài phải tổ chức công tác kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, lập báo cáo quyết toán ngân sách theo quy định tại Luật Kế toán, Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế toán nhà nước và Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành chế độ kế toán hành chính sự nghiệp;
Về bổ nhiệm kế toán trưởng, phụ trách kế toán thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 50/2005/TTLT-BTC-BNV ngày 15/6/2005 của Bộ Nội vụ và Bộ Tài chính hướng dẫn tiêu chuẩn, điều kiện, thủ tục bổ nhiệm, bãi miễn, thay thế và xếp phụ cấp kế toán trưởng, phụ trách kế toán trong các đơn vị kế toán thuộc lĩnh vực kế toán Nhà nước;
Về công tác kiểm tra tài chính, kế toán nội bộ thực hiện theo quy định tại Quyết định số 67/2004/QĐ-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế toán tại các cơ quan, đơn vị có sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước.
5.2. Nội dung báo cáo quyết toán ngân sách Nhà nước phù hợp với Thông tư số 01/2007/TT-BTC ngày 02/01/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán năm đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, tổ chức được ngân sách Nhà nước hỗ trợ và ngân sách các cấp.
Ngoài ra, Cơ quan Việt Nam gửi cho cơ quan chủ quản báo cáo quyết toán chi ngân sách năm theo biểu mẫu số 10, 11 kèm theo Thông tư này.
5.3. Cơ quan chủ quản có trách nhiệm lập, xét duyệt và tổng hợp báo cáo quyết toán năm của các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài vào báo cáo quyết toán năm của mình; gửi Bộ Tài chính thẩm định theo quy định hiện hành, chậm nhất trước ngày 1 tháng 10 năm sau.
5.4. Trong quá trình thẩm tra báo cáo quyết toán năm của cơ quan chủ quản, Bộ Tài chính sẽ yêu cầu thẩm tra lại việc xét duyệt quyết toán năm của các Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài nếu thấy cần thiết.
6. Công tác kiểm tra giám sát:
6.1. Kiểm soát thu:
a) Các khoản thu bằng tiền mặt: Phiếu thu tiền phải kèm theo chứng từ. Nếu là khoản thu phải nộp ngân sách Nhà nước thì phải sử dụng biên lai thu tiền theo quy định tại Thông tư của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí và lệ phí lãnh sự áp dụng tại các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự Việt Nam ở nước ngoài.
b) Các khoản thu thông qua ngân hàng: Séc, chuyển khoản theo báo có của ngân hàng (thể hiện qua sổ phụ ngân hàng; bảng cân đối tài khoản thu chi của ngân hàng).
6.2. Kiểm soát chi:
a) Thủ trưởng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài phải xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ làm căn cứ kiểm soát chi tiêu tiết kiệm, hiệu quả kinh phí được giao; quy định quy chế quản lý và sử dụng tài sản của Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài thuộc phạm vi quản lý, trong đó quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân để bảo đảm sử dụng tài sản đúng mục đích; việc quản lý, sử dụng tài sản nhà nước tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài phải được thực hiện công khai theo quy định tại Quyết định số 115/2008/QĐ-TTg ngày 27/8/2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy định về công khai quản lý, sử dụng tài sản nhà nước tại cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và tổ chức được giao quản lý, sử dụng tài sản nhà nước.
b) Nhân viên kế toán kiểm tra các chứng từ thanh toán phù hợp với chế độ cho phép, trình Trưởng Cơ quan Việt Nam ở nước ngoài duyệt và được thực hiện như sau:
- Phiếu chi: Ghi rõ nội dung chi, số tiền bằng số và bằng chữ kèm theo hoá đơn, chứng từ của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ và phải dịch ra tiếng Việt theo qui định pháp luật hiện hành.
- Phương thức thanh toán: bằng tiền mặt, bằng séc, hoặc chuyển khoản.
- Hạch toán vào mục lục ngân sách tương ứng.
c) Trường hợp mua hàng hóa, vật tư, trang thiết bị tại Việt Nam phải có hoá đơn. Nếu hàng hoá có giá trị trên một triệu đồng thì phải kèm theo hoá đơn giá trị gia tăng theo quy định của cơ quan thuế Việt Nam. Đối với khoản thanh toán cước mang hàng phải có hóa đơn hợp pháp của hãng vận chuyển. Việc thanh toán kinh phí bằng ngoại tệ: căn cứ số ngoại tệ quy đổi từ đồng Việt Nam theo tỷ giá hạch toán do Bộ Tài chính thông báo tại thời điểm mua hàng.