Điều 16. Hồ sơ, thủ tục cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng của các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có tư cách pháp nhân thuộc Bộ Nội vụ
1. Cá nhân, tập thể, hộ gia đình có nguyện vọng cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng lập hồ sơ gửi về Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng các cấp. Hồ sơ có 01 bộ (bản chính), gồm:
a) Công văn đề nghị cấp đổi, cấp lại của tập thể hoặc đơn đề nghị cấp đổi, cấp lại của cá nhân, hộ gia đình khi có hiện vật khen thưởng bị hư hỏng, không còn giá trị sử dụng hoặc hư hỏng, thất lạc vì lý do khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn hoặc do in sai bằng kèm theo;
b) Hiện vật khen thưởng đề nghị cấp đổi (đối với trường hợp đề nghị cấp đổi).
Các nội dung chi tiết của hồ sơ đề nghị cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng của các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng thực hiện theo mẫu quy định tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư này.
2. Văn phòng Bộ hoặc bộ phận tham mưu công tác thi đua, khen thưởng của các cơ quan, đơn vị có tư cách pháp nhân thuộc Bộ Nội vụ đối chiếu với hồ sơ lưu, xác nhận, tổng hợp, báo cáo Thường trực Hội đồng Thi đua - Khen thưởng các cấp xem xét, quyết định cấp đổi, cấp lại hiện vật khen thưởng cho cá nhân, tập thể, hộ gia đình trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được đề nghị cấp đổi, cấp lại của cá nhân, tập thể, hộ gia đình.
3. Hiện vật khen thưởng cấp đổi, cấp lại
a) Hiện vật khen thưởng cấp đổi, cấp lại thực hiện đối với huy hiệu “Chiến sĩ thi đua Bộ Nội vụ”, “Cờ thi đua của Bộ Nội vụ”, Kỷ niệm chương của Bộ Nội vụ và bằng của các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng.
Hiện vật cấp đổi, cấp lại các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng do Văn phòng Bộ (Phòng Thi đua - Khen thưởng và Truyền thông) chịu trách nhiệm mua sắm, in ấn. Hiện vật cấp đổi, cấp lại các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng thuộc thẩm quyền của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có tư cách pháp nhân thuộc Bộ Nội vụ do bộ phận tham mưu công tác thi đua, khen thưởng của đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện.
b) Mẫu hiện vật khen thưởng
Mẫu Kỷ niệm chương, mẫu “Cờ thi đua của Bộ Nội vụ”, mẫu huy hiệu “Chiến sĩ thi đua Bộ Nội vụ” thực hiện theo quy định của Thủ tướng Chính phủ.
Mẫu bằng cấp đổi, cấp lại do các đồng chí lãnh đạo đã hết nhiệm kỳ ký in theo thiết kế tại thời điểm cá nhân, tập thể, hộ gia đình được khen thưởng. Nội dung thành tích viết theo quyết định khen thưởng, phía dưới bên phải của bằng in sẵn mẫu con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền khen thưởng tại thời điểm đó. Mẫu con dấu và mẫu chữ ký in sẵn được xác định, phục chế trên cơ sở đối chiếu với mẫu con dấu, chữ ký thể hiện ở một trong các tài liệu sau: Bằng đã được cấp trước đây; Quyết định khen thưởng; văn bản giới thiệu chữ ký của Bộ Nội vụ hoặc của cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; văn bản quy định mẫu con dấu của Bộ Công an hoặc tài liệu hợp pháp khác có liên quan. Phía dưới bên trái của bằng ghi “Quyết định khen thưởng số…, ngày… tháng….năm, số sổ vàng” và ghi “Chứng nhận cấp lại bằng số: .../GCN-…. Cá nhân, tập thể, hộ gia đình khi được cấp đổi, cấp lại bằng sẽ được nhận kèm theo giấy chứng nhận cấp đổi, cấp lại.
Mẫu bằng cấp đổi, cấp lại do các đồng chí lãnh đạo đang đương nhiệm ký, thực hiện theo mẫu bằng quy định hiện hành.
4. Văn phòng Bộ hoặc bộ phận tham mưu công tác thi đua, khen thưởng của các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm xử lý hiện vật khen thưởng thu lại do cấp đổi theo quy định.