Điều 4. Quản lý sử dụng ấn chỉ
1. Các mẫu ấn chỉ in sẵn, được phát hành theo quy định tại Thông tư này được sử dụng thống nhất trong hoạt động kiểm tra, xử phạt vi phạm hành chính của cơ quan Quản lý thị trường các cấp trong các lĩnh vực có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2011.
Đối với những văn bản hành chính khác phục vụ cho công tác kiểm tra, xử phạt vi phạm hành chính thì thủ trưởng cơ quan Quản lý thị trường các cấp quy định tại khoản 2 Điều 3 Thông tư này căn cứ các quy định của pháp luật và yêu cầu công tác kiểm tra, xử lý vi phạm trong từng vụ việc cụ thể để quy định và phát hành sử dụng.
2. Chỉ những công chức Quản lý thị trường thực hiện nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát thị trường, thẩm tra xác minh vụ việc vi phạm hành chính, thực hiện xử phạt vi phạm hành chính theo thẩm quyền, tổ chức thi hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính mới được cấp phát ấn chỉ để sử dụng vào việc thiết lập hồ sơ vụ việc kiểm tra và xử phạt vi phạm hành chính. Các trạm kiểm soát liên ngành hoặc đoàn kiểm tra liên ngành do cơ quan Quản lý thị trường chủ trì kiểm tra thì sử dụng các mẫu ấn chỉ quy định tại Thông tư này để thiết lập hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử phạt vi phạm hành chính.
3. ấn chỉ loại nào phải sử dụng đúng vào việc đó và theo đúng thẩm quyền pháp luật quy định.
4. Đối với ấn chỉ in sẵn đóng quyển, nhiều liên, có sẵn số nhảy thì sử dụng từ liên số nhỏ đến số lớn, không được dùng cách quãng, nhảy số. Nếu liên nào bị hỏng thì gạch chéo liên đó, lưu lại liên bị hỏng và chuyển sang sử dụng liên kế tiếp.
5. Ghi ấn chỉ in sẵn bằng bút bi mực màu xanh, đen lên liên đầu để tự in sang các liên sau hoặc có thể lập phông để ghi từng liên ấn chỉ trên máy vi tính bằng mực đen, đảm bảo nội dung ghi chép giữa các liên phải giống nhau.
6. Không được thêm hoặc bớt các mục nội dung của mẫu ấn chỉ hoặc tráo đổi ấn chỉ hồ sơ vụ việc kiểm tra và xử lý vi phạm hành chính.
7. Các ấn chỉ đã được thiết lập phải có chữ ký của những người theo quy định trong mẫu ấn chỉ. Nếu ấn chỉ nhiều trang, nhiều liên thì những người này phải ký vào từng trang, từng liên.
8. Tất cả các ấn chỉ khi sử dụng để thiết lập hồ sơ vụ việc kiểm tra, xử phạt vi phạm hành chính đều phải đóng dấu của cơ quan kiểm tra. Đối với các ấn chỉ do thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng cơ quan sử dụng ấn chỉ ký và có quyền đóng dấu trực tiếp thì đóng dấu của cơ quan đó vào chỗ chữ ký của những người này. Đối với các ấn chỉ do những người khác ký không được quyền đóng dấu trực tiếp thì đóng dấu của cơ quan sử dụng ấn chỉ vào góc trên bên trái ấn chỉ.
9. Các ấn chỉ in sẵn có 3 liên, liên đầu để đưa vào hồ sơ vụ việc, liên hai giao cho đương sự, cá nhân, tổ chức được kiểm tra, khám hoặc bên làm việc, liên ba lưu tại quyển ấn chỉ. Riêng đối với ấn chỉ mẫu số 14 và mẫu số 15 có bốn liên, liên đầu đưa vào hồ sơ vụ việc, liên hai giao cho cá nhân, tổ chức bị xử phạt, liên ba gửi cho kho bạc nhà nước nơi thu tiền phạt và liên bốn lưu tại quyển ấn chỉ. Trường hợp cần phải có thêm ấn chỉ đã thiết lập để cung cấp cho các bên liên quan thì cơ quan sử dụng ấn chỉ (Đội Quản lý thị trường, Chi cục Quản lý thị trường, Cục Quản lý thị trường) được sao y bản chính liên đầu, có đóng dấu và chữ ký của người có thẩm quyền sao y bản chính theo quy định của pháp luật.
10. Trường hợp để mất các ấn chỉ in sẵn, thủ trưởng cơ quan in, phát hành hoặc sử dụng ấn chỉ phải tổ chức kiểm điểm làm rõ trách nhiệm của người làm mất để xử lý kỷ luật theo quy định, đồng thời thông báo cho các cơ quan có liên quan biết để ngăn chặn kịp thời việc lợi dụng ấn chỉ bị mất.