Điều 3. Tiêu chuẩn của Phần mềm Quản lý tài sản cố định
1. Phần mềm Quản lý tài sản cố định phải hỗ trợ cho người sử dụng tuân thủ các quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản nhà nước.
Khi sử dụng Phần mềm Quản lý tài sản cố định không được làm thay đổi nghiệp vụ quản lý tài sản được quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về quản lý, sử dụng tài sản nhà nước.
Tài liệu, báo cáo về tài sản nhà nước được in ra từ Phần mềm Quản lý tài sản cố định phải tuân thủ mẫu biểu và nội dung theo quy định của pháp luật, đảm bảo sự thống nhất giữa số liệu tài sản nhà nước lưu giữ trên máy và số liệu tài sản nhà nước trên Sổ tài sản, đảm bảo cập nhật kịp thời các biến động của tài sản nhà nước với tình hình sử dụng thực tế của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
2. Phần mềm Quản lý tài sản cố định phù hợp với chế độ quản lý, sử dụng tài sản nhà nước hiện hành và có khả năng tích hợp được với Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài sản nhà nước theo các nội dung sau:
a) Danh mục tài sản cố định trong Phần mềm Quản lý tài sản cố định phải bao gồm các loại tài sản: Đất; nhà; xe ô tô; tài sản khác có nguyên giá theo sổ kế toán từ 500 triệu đồng trở lên/01 đơn vị tài sản; vật kiến trúc; phương tiện vận tải, truyền dẫn; máy móc, thiết bị; thiết bị, dụng cụ quản lý; cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm; tài sản đặc biệt; tài sản cố định hữu hình khác; tài sản cố định vô hình khác (giá trị bằng phát minh sáng chế, giá trị bản quyền tác giả, kiểu dáng công nghiệp, giải pháp hữu ích, giá trị phần mềm máy tính).
Tiêu chuẩn nhận biết tài sản cố định, tỷ lệ hao mòn tài sản cố định, nguyên giá, giá trị còn lại, lý do tăng, giảm tài sản cố định, các chỉ tiêu theo dõi phải phù hợp với quy định tại Quyết định số 32/2008/QĐ-BTC ngày 29/5/2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành Chế độ Quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan nhà nước, đơn vị nghiệp và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước hoặc văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu có).
b) Phần mềm Quản lý tài sản cố định có khả năng trao đổi được thông tin về tài sản nhà nước với Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài sản nhà nước. Cấu trúc Cơ sở dữ liệu, chuẩn về lưu trữ dữ liệu, trao đổi thông tin, chỉ tiêu cần tích hợp, mã đăng ký tài sản chung để áp dụng và các tiêu chuẩn khác để các Phần mềm Quản lý tài sản cố định có thể tích hợp được dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về tài sản nhà nước theo hướng dẫn tại Phụ lục đính kèm Thông tư này hoặc thông báo của Bộ Tài chính khi có sự điều chỉnh.
c) Phần mềm Quản lý tài sản cố định có khả năng tự động tính hao mòn và khấu hao tài sản cố định trong trường hợp đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ tài chính sử dụng tài sản nhà nước vào mục đích sản xuất, kinh doanh dịch vụ, cho thuê, liên doanh, liên kết theo quy định của pháp luật.
d) Phần mềm Quản lý tài sản cố định có khả năng tổng hợp được toàn bộ dữ liệu về tài sản của tất cả các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của cơ quan, tổ chức, đơn vị đó. Các báo cáo đầu ra của Phần mềm phải phù hợp với các quy định hiện hành (Thông tư số 245/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ Tài chính quy định thực hiện một số nội dung của Nghị định số 52/2009/NĐ-CP ngày 03/6/2009 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý sử dụng tài sản nhà nước; Thông tư số 09/2012/TT-BTC ngày 19/01/2012 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 245/2009/TT-BTC; Thông tư số 89/2010/TT-BTC ngày 16/6/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn mẫu biểu thực hiện công khai quản lý, sử dụng tài sản nhà nước và báo cáo số liệu tình hình quản lý, sử dụng tài sản nhà nước và Báo cáo theo chế độ kế toán hiện hành quy định tại Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính hoặc văn bản sửa đổi, bổ sung (nếu có)).
e) Phần mềm Quản lý tài sản cố định phải đảm bảo thống nhất dữ liệu giữa các cấp trong đơn vị. Đối với đơn vị có các đơn vị cấp dưới trực thuộc có thể xem và in báo cáo tổng hợp về tình hình quản lý, sử dụng tài sản nhà nước của đơn vị cấp dưới.
3. Phần mềm Quản lý tài sản cố định có khả năng nâng cấp, sửa đổi, bổ sung phù hợp với những thay đổi của chế độ quản lý, sử dụng tài sản nhà nước mà không ảnh hưởng đến dữ liệu đã có.
4. Phần mềm Quản lý tài sản cố định tự động xử lý và đảm bảo sự chính xác về số liệu tài sản nhà nước:
a) Tự động xử lý, lưu giữ số liệu trên nguyên tắc tuân thủ các quy trình quản lý tài sản nhà nước cũng như phương pháp tính toán các chỉ tiêu trên báo cáo theo quy định hiện hành;
b) Đảm bảo sự phù hợp, không trùng lắp giữa các số liệu tài sản nhà nước;
c) Có khả năng tự động dự báo, phát hiện và ngăn chặn các sai sót khi nhập dữ liệu và quá trình xử lý thông tin tài sản.
5. Phần mềm Quản lý tài sản cố định phải đảm bảo tính bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu theo quy định sau:
a) Có khả năng phân quyền đến từng người sử dụng theo chức năng gồm: Quản trị Cơ sở dữ liệu, Nhập dữ liệu và Khai thác dữ liệu. Mỗi vị trí được phân công có nhiệm vụ và quyền hạn được phân định rõ ràng, đảm bảo người không có trách nhiệm không thể truy cập vào công việc của người khác trong Phần mềm của đơn vị nếu không được người có trách nhiệm đồng ý;
b) Có khả năng tổ chức theo dõi được người dùng theo các tiêu thức như: thời gian truy cập thông tin tài sản vào hệ thống, các thao tác của người truy cập vào hệ thống, các đối tượng bị tác động của thao tác đó;
c) Có khả năng lưu lại các dấu vết trên Sổ tài sản về việc chỉnh sửa các số liệu tài sản đã được truy cập chính thức vào hệ thống phù hợp với từng phương pháp sửa chữa theo quy định, đảm bảo chỉ có người có trách nhiệm mới được quyền chỉnh sửa sai sót đối với các nghiệp vụ đã được truy cập chính thức vào hệ thống;
d) Có khả năng phục hồi được các dữ liệu, thông tin tài sản trong các trường hợp phát sinh sự cố kỹ thuật trong quá trình sử dụng.