Điều 7. Sổ đăng ký nhà đầu tư, xác nhận quyền sở hữu
1. Trong thời hạn năm (05) ngày, kể từ ngày giấy chứng nhận đăng ký lập quỹ có hiệu lực, công ty quản lý quỹ thực hiện hoặc ủy quyền cho tổ chức cung cấp dịch vụ có liên quan cung cấp dịch vụ đại lý chuyển nhượng, lập và quản lý sổ đăng ký nhà đầu tư (sổ chính) và xác nhận quyền sở hữu chứng chỉ quỹ cho nhà đầu tư. Công ty quản lý quỹ được ủy quyền cho đại lý ký danh ở nước ngoài lập, quản lý sổ phụ và xác nhận quyền sở hữu chứng chỉ quỹ cho nhà đầu tư ở nước ngoài. Việc ủy quyền cho tổ chức cung cấp dịch vụ liên quan được thực hiện theo các nguyên tắc và trên cơ sở hợp đồng với các nội dung tối thiểu theo quy định tại phụ lục số 32 ban hành kèm theo Thông tư này.
2. Sổ chính bao gồm tối thiểu các thông tin sau:
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty quản lý quỹ; tên, địa chỉ trụ sở chính của ngân hàng giám sát, ngân hàng lưu ký (nếu có); tên đầy đủ của quỹ;
b) Thông tin về nhà đầu tư, bao gồm:
Đối với cá nhân: họ và tên của nhà đầu tư; số chứng minh nhân dân hoặc số hộ chiếu còn hiệu lực; địa chỉ liên lạc, số điện thoại liên lạc, địa chỉ email (nếu có);
Đối với tổ chức: tên đầy đủ, tên viết tắt, tên giao dịch, địa chỉ trụ sở chính, số giấy phép thành lập và hoạt động/giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; họ và tên, số chứng minh nhân dân hoặc số hộ chiếu còn hiệu lực, số điện thoại liên lạc, địa chỉ email của cá nhân được tổ chức ủy quyền giao dịch chứng chỉ quỹ;
c) Số tài khoản của nhà đầu tư; hoặc số tiểu khoản kèm theo số tài khoản ký danh; mã số đăng ký giao dịch chứng khoán (đối với nhà đầu tư nước ngoài);
d) Số lượng đơn vị quỹ sở hữu; ngày đăng ký sở hữu.
3. Đại lý ký danh được mở, quản lý sổ đăng ký nhà đầu tư phụ (sổ phụ) trên cơ sở hợp đồng ký với công ty quản lý quỹ, hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ có liên quan. Sổ phụ bao gồm đầy đủ thông tin về nhà đầu tư với nội dung theo quy định tại khoản 2 Điều này. Chi phí quản lý sổ phụ không được hạch toán vào quỹ.
4. Trong thời hạn ba (03) ngày, kể từ ngày phát sinh giao dịch hoặc theo yêu cầu của nhà đầu tư theo mẫu tại phụ lục số 12 ban hành kèm theo Thông tư này, công ty quản lý quỹ, đại lý ký danh, tổ chức cung cấp dịch vụ có liên quan có trách nhiệm điều chỉnh thông tin của nhà đầu tư tại sổ chính, sổ phụ, trong các trường hợp sau:
a) Giao dịch chứng chỉ quỹ thực hiện giữa quỹ và nhà đầu tư tại các ngày giao dịch chứng chỉ quỹ;
b) Các giao dịch không phải là thương mại như thay đổi tên chủ sở hữu trong trường hợp biếu, tặng, cho, thừa kế, chuyển quyền sở hữu theo quyết định của tòa án và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật; chuyển chứng chỉ quỹ từ tài khoản ký danh sang tài khoản của nhà đầu tư, hoặc ngược lại;
c) Thay đổi thông tin cá nhân của nhà đầu tư.
5. Công ty quản lý quỹ, tổ chức cung cấp dịch vụ có liên quan phải luôn có đầy đủ thông tin về sở hữu của từng nhà đầu tư, kể cả nhà đầu tư giao dịch trên tài khoản ký danh. Thông tin về tài sản của nhà đầu tư trên sổ chính, kể cả nhà đầu tư giao dịch trên tài khoản ký danh, là bằng chứng xác nhận quyền sở hữu chứng chỉ quỹ của nhà đầu tư. Quyền sở hữu của nhà đầu tư được xác lập kể từ thời điểm thông tin về sở hữu của nhà đầu tư được cập nhật tại sổ chính.