Điều 34. Quản lý, lưu trữ hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí và tử tuất
1. Hồ sơ hưởng chế độ ốm đau, thai sản, dưỡng sức phục hồi sức khỏe được lập 01 bộ và lưu tại nơi trực tiếp thanh toán chế độ cho người lao động.
2. Hồ sơ hưởng chế độ TNLĐ, BNN
a) Hồ sơ hưởng trợ cấp TNLĐ, BNN hằng tháng được lập thành 05 bộ (BHXH Việt Nam: 01 bộ; BHXH Bộ Quốc phòng: 01 bộ; cơ quan nhân sự đơn vị trực thuộc Bộ: 01 bộ; tài chính đơn vị: 01 bộ; người lao động: 01 bộ). Riêng phiếu điều chỉnh, phiếu truy trả trợ cấp TNLĐ, BNN hằng tháng (lập 01 bản); phiếu truy trả lưu tại cơ quan Tài chính cấp trung đoàn và tương đương nơi thanh toán trực tiếp cho người lao động; phiếu điều chỉnh được gửi kèm theo giấy giới thiệu chi trả chế độ trợ cấp hằng tháng gửi về địa phương;
b) Hồ sơ hưởng trợ cấp TNLĐ, BNN một lần được lập thành 03 bộ (BHXH Bộ Quốc phòng: 01 bộ; cơ quan nhân sự đơn vị trực thuộc Bộ: 01 bộ; người lao động: 01 bộ); phiếu thanh toán trợ cấp BHXH (01 bản) lưu tại cơ quan Tài chính nơi trực tiếp chi trả trợ cấp cho người lao động.
3. Hồ sơ hưởng chế độ hưu trí
a) Hồ sơ hưởng chế độ hưu trí hằng tháng được lập thành 05 bộ (BHXH Việt Nam: 01 bộ; BHXH tỉnh, thành phố nơi người lao động nhận lương hưu: 01 bộ; BHXH Bộ Quốc phòng: 01 bộ; cơ quan nhân sự đơn vị trực thuộc Bộ: 01 bộ; người lao động: 01 bộ). Riêng giấy giới thiệu chi trả lương hưu lập 01 bản; Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH (01 bản), lưu tại cơ quan Tài chính nơi trực tiếp chi trả trợ cấp cho người lao động;
b) Hồ sơ hưởng trợ cấp BHXH một lần được lập thành 03 bộ (BHXH Bộ Quốc phòng: 01 bộ; cơ quan nhân sự đơn vị trực thuộc Bộ: 01 bộ; người lao động: 01 bộ); Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH lưu tại cơ quan Tài chính trực tiếp chi trả cho người lao động.
4. Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất
a) Hồ sơ hưởng chế độ tử tuất hằng tháng được lập thành 05 bộ (BHXH Việt Nam: 01 bộ; BHXH tỉnh, thành phố nơi thân nhân người lao động nhận trợ cấp: 01 bộ; BHXH Bộ Quốc phòng: 01 bộ; cơ quan nhân sự đơn vị trực thuộc Bộ: 01 bộ; thân nhân người lao động: 01 bộ). Trường hợp các thân nhân ở nhiều nơi thì mỗi nơi thêm một bộ; 01 quyết định hưởng trợ cấp mai táng lưu tại cơ quan Tài chính trực tiếp chi trả cho thân nhân người lao động;
b) Hồ sơ hưởng trợ cấp tử tuất một lần được lập thành 03 bộ (BHXH Bộ Quốc phòng: 01 bộ; cơ quan nhân sự đơn vị trực thuộc Bộ: 01 bộ; thân nhân người lao động: 01 bộ). Phiếu thanh toán trợ cấp BHXH (01 bản) lưu tại cơ quan Tài chính nơi trực tiếp chi trả trợ cấp cho thân nhân của người lao động.