Điều 5. Lập dự toán, phân bổ dự toán, quyết toán và cơ chế sử dụng
1. Lập dự toán và phân bổ dự toán:
a) Hàng năm Bộ Ngoại giao lập dự toán kinh phí hoạt động của Quỹ và tổng hợp chung vào dự toán của Bộ gửi cơ quan có thẩm quyền theo qui định của Luật Ngân sách và các văn bản hướng dẫn luật.
b) Căn cứ dự toán được cấp có thẩm quyền giao, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao tiến hành phân bổ dự toán kinh phí cho Quỹ (kèm theo thuyết minh nội dung sử dụng Quỹ) gửi Bộ Tài chính thẩm tra theo quy định. Căn cứ dự toán được phân bổ Quỹ thực hiện rút dự toán tại Kho bạc Nhà nước để chi cho công tác quản lý Quỹ và tiến hành cấp kinh phí cho các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài để thực hiện nhiệm vụ chi Bảo hộ công dân và pháp nhân Việt Nam ở nước ngoài phát sinh theo thực tế tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.
2. Quyết toán:
a) Hàng năm các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài sử dụng Quỹ có trách nhiệm báo cáo quyết toán kinh phí đã sử dụng, đồng thời gửi các chứng từ chi tiêu (bản gốc) về Văn phòng Quỹ để kiểm tra, xét duyệt và tổng hợp báo cáo quyết toán gửi Bộ Ngoại giao.
b) Bộ Ngoại giao có trách nhiệm xét duyệt quyết toán thu, chi của Quỹ và tổng hợp chung trong báo cáo quyết toán hàng năm của Bộ Ngoại giao gửi Bộ Tài chính thẩm định theo quy định của Luật Ngân sách Nhà nước và các văn bản hướng dẫn.
Trường hợp Quỹ không sử dụng hết kinh phí được duyệt cấp trong năm thì số dư được chuyển sang năm sau để sử dụng theo đúng mục đích, nội dung sử dụng Quỹ đã qui định.
3. Cơ chế sử dụng:
a) Trên cơ sở kế hoạch chi hàng năm đã được phân bổ, Giám đốc Quỹ có trách nhiệm và hướng dẫn các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện việc quản lý và sử dụng kinh phí phù hợp với pháp luật Việt Nam, pháp luật nước sở tại, pháp luật quốc tế và tuân thủ các quy định về quản lý tài chính hiện hành và quy định về quản lý tài chính Quỹ cũng như qui chế về tổ chức và hoạt động của Quỹ.
b) Giám đốc Quỹ có quyền duyệt chi với mức không quá 10.000 USD (mười nghìn đôla Mỹ) cho mỗi vụ việc. Các khoản chi trên mức 10.000 USD, Giám đốc Quỹ phải báo cáo Bộ trưởng Bộ Ngoại giao xem xét quyết định.
c) Trưởng cơ quan đại diện ở nước ngoài có quyền duyệt chi với mức không quá 3.000 USD (ba nghìn đôla Mỹ) cho mỗi vụ việc. Các khoản chi trên mức 3.000 USD, Trưởng cơ quan đại diện kiến nghị Giám đốc Quỹ xem xét quyết định.
d) Quỹ không được sử dụng kinh phí của Quỹ chi cho các hoạt động không đúng mục đích qui định của Quỹ.