Điều 12. Hồ sơ mở tài khoản thanh toán
1. Hồ sơ mở tài khoản thanh toán bao gồm các tài liệu, thông tin, dữ liệu sau:
a) Thỏa thuận mở và sử dụng tài khoản thanh toán theo quy định tại Điều 13 Thông tư này;
b) Các tài liệu, thông tin, dữ liệu để xác minh thông tin nhận biết khách hàng theo quy định tại khoản 2, 3 Điều này;
c) Thỏa thuận việc quản lý và sử dụng tài khoản thanh toán chung giữa các chủ thể đứng tên mở tài khoản thanh toán (nếu có) đối với trường hợp mở tài khoản thanh toán chung.
(i) Hộ chiếu hoặc giấy tờ khác chứng minh được nhân thân do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp, đối với người nước ngoài cư trú tại Việt Nam phải có thêm thị thực nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị thay thị thực hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh; hoặc
3. Tài liệu, thông tin, dữ liệu của khách hàng là tổ chức: Các tài liệu, thông tin, dữ liệu để xác minh thông tin nhận biết khách hàng theo quy định tại Luật Phòng, chống rửa tiền kèm theo các tài liệu, thông tin, dữ liệu của người đại diện hợp pháp, kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán (nếu có) theo quy định tại khoản 2 Điều này. Trường hợp tổ chức sử dụng tài khoản định danh điện tử, ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài không yêu cầu cung cấp các tài liệu, thông tin, dữ liệu đã có trong tài khoản định danh điện tử của tổ chức.
4. Trường hợp cá nhân mở tài khoản thanh toán thông qua người đại diện theo quy định tại điểm b, c khoản 1 Điều 11 Thông tư này thì ngoài các tài liệu, thông tin, dữ liệu nêu tại khoản 1 Điều này, hồ sơ mở tài khoản thanh toán phải có thêm:
a) Trường hợp người đại diện là cá nhân: các tài liệu, thông tin, dữ liệu phục vụ việc nhận biết, xác minh thông tin nhận biết của người đại diện theo quy định tại khoản 2 Điều này và giấy tờ chứng minh tư cách người đại diện hợp pháp của người đại diện đối với cá nhân mở tài khoản thanh toán;
b) Trường hợp người đại diện là pháp nhân: tài liệu, thông tin, dữ liệu phục vụ việc nhận biết, xác minh thông tin nhận biết của pháp nhân theo quy định tại khoản 3 Điều này và giấy tờ chứng minh tư cách người đại diện hợp pháp của pháp nhân đó đối với cá nhân mở tài khoản thanh toán.
5. Ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được quy định thêm các tài liệu, thông tin, dữ liệu khác trong hồ sơ mở tài khoản thanh toán ngoài các tài liệu, thông tin, dữ liệu quy định tại khoản 1, 2, 3, 4 Điều này, nhưng phải thông báo và hướng dẫn cụ thể cho khách hàng biết.
6. Việc thu thập, lưu giữ hồ sơ mở tài khoản thanh toán phải đáp ứng yêu cầu sau:
a) Các tài liệu là văn bản giấy trong hồ sơ mở tài khoản thanh toán phải là bản chính hoặc bản sao được chứng thực hoặc bản sao cấp từ sổ gốc hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu phù hợp với quy định của pháp luật về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. Đối với trường hợp xuất trình bản chính để đối chiếu, ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải xác nhận vào bản sao và chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính. Đối với các tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự;
b) Đối với các tài liệu, thông tin, dữ liệu trong hồ sơ mở tài khoản thanh toán là dữ liệu điện tử, ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải kiểm tra, đối chiếu, xác thực đảm bảo nội dung đầy đủ, chính xác và lưu trữ theo đúng quy định pháp luật về giao dịch điện tử;
c) Trường hợp các tài liệu, thông tin, dữ liệu trong hồ sơ mở tài khoản thanh toán nêu tại điểm a, b khoản này bằng tiếng nước ngoài, ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài được thỏa thuận với khách hàng về việc dịch hoặc không dịch ra tiếng Việt nhưng phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
(i) Ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải kiểm tra, kiểm soát và chịu trách nhiệm xác nhận về nội dung của các tài liệu, thông tin, dữ liệu bằng tiếng nước ngoài đảm bảo đáp ứng đủ các thông tin yêu cầu cung cấp tại Thông tư này;
(ii) Các tài liệu, thông tin, dữ liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền; bản dịch phải có xác nhận của người có thẩm quyền của ngân hàng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài hoặc phải được công chứng hoặc chứng thực;
d) Các tài liệu, thông tin, dữ liệu trong hồ sơ mở tài khoản thanh toán tại khoản 1, 2, 3, 4 Điều này phải còn hiệu lực và thời hạn sử dụng trong quá trình mở, sử dụng tài khoản thanh toán.