Điều 6. Tự in hoá đơn bán hàng dự trữ quốc gia
1. Các đơn vị dự trữ được tự in hoá đơn bán hàng dự trữ quốc gia (theo mẫu ban hành kèm Thông tư này) để phục vụ hoạt động xuất, bán hàng dự trữ quốc gia nếu đủ các điều kiện sau:
a. Đã được cấp mã số thuế;
b. Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo cho việc in và lập hoá đơn khi xuất, bán hàng dự trữ quốc gia;
c. Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm xuất, bán hàng dự trữ quốc gia gắn liền với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập;
d. Không bị xử phạt vi phạm pháp luật về thuế hoặc đã bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế mà tổng số tiền phạt vi phạm pháp luật về thuế dưới năm mươi (50) triệu đồng trong vòng ba trăm sáu mươi lăm (365) ngày tính liên tục kể từ ngày thông báo phát hành hoá đơn tự in lần đầu trở về trước.
2. Đơn vị dự trữ tự in hoá đơn theo Khoản 1 Điều này trước khi phát hành hoá đơn tự in phải ra quyết định áp dụng hoá đơn tự in gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp và chịu trách nhiệm về quyết định này.
Quyết định áp dụng hoá đơn tự in gồm các nội dung chủ yếu sau:
a. Tên hệ thống thiết bị (máy tính, máy in, phần mềm ứng dụng) dùng để in hoá đơn;
b. Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật tự in hoá đơn;
c. Trách nhiệm của từng bộ phận trực thuộc liên quan việc tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn tự in trong nội bộ tổ chức.
3. Các đơn vị dự trữ sử dụng chương trình tự in hoá đơn từ các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác phải đảm bảo nguyên tắc:
a. Việc đánh số thứ tự trên hoá đơn được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số hoá đơn chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy).
b. Phần mềm ứng dụng để in hoá đơn phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.