Điều 7. Quy định về thanh toán các khoản chi phí khác phục vụ đoàn công tác
1. Lệ phí sân bay trong và ngoài nước (nếu có): Thanh toán theo thực tế ghi trên chứng từ thu hoặc hoá đơn thu tiền.
2. Lệ phí thị thực, lệ phí cấp hộ chiếu: Thanh toán theo phiếu thu hợp pháp của cơ quan lãnh sự trong và ngoài nước và các trung tâm tiếp nhận thị thực được Đại sứ quán một số quốc gia ủy thác; hoặc hóa đơn tài chính do đơn vị cung cấp dịch vụ thực hiện xin cấp thị thực, hộ chiếu cho đoàn công tác.
3. Tiền đóng góp tham gia (tham dự) hội nghị, hội thảo (bao gồm cả tiền mua tài liệu nếu có): Thanh toán theo chứng từ thu tiền (biên lai hoặc hóa đơn) của đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo.
4. Tiền bảo hiểm y tế: Căn cứ yêu cầu bắt buộc của nước đến công tác hoặc nhu cầu của cơ quan cử cán bộ đi công tác, việc thanh toán chi phí bảo hiểm theo hóa đơn thực tế phát sinh nhưng không vượt quá mức chi quy định như sau:
a) Trường hợp đi công tác từ 3 tháng trở xuống: Tối đa 50 USD/người/chuyến công tác;
b) Trường hợp đi công tác trên 3 tháng đến 6 tháng: Tối đa 80 USD/người/chuyến công tác;
c) Trường hợp người đi công tác mua bảo hiểm với phí bảo hiểm cao hơn mức hỗ trợ quy định tại Thông tư này thì chỉ được thanh toán tối đa bằng mức ngân sách nhà nước hỗ trợ quy định tại điểm a, b khoản này, phần chênh lệch sẽ do người đi công tác tự chi trả.
5. Tiền chờ đợi tại sân bay: Căn cứ vào lịch bay, giờ bay được ghi trong vé để xác định thời gian chờ đợi tại sân bay do nối chuyến hoặc chuyển máy bay. Nếu phải chờ 6 giờ trở lên thì người đi công tác được thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại sân bay trên cơ sở hoá đơn, chứng từ hợp lệ, theo tiêu chuẩn thuê phòng nghỉ quy định tại khoản 2 Điều 6 Thông tư này. Trên toàn tuyến bay từ Việt Nam tới nước công tác và ngược lại có bao nhiêu lần phải chờ đợi thì được thanh toán bấy nhiêu lần theo quy định này.
6. Tiên cước hành lý, tài liệu mang theo phục vụ cho đợt công tác: Thanh toán theo hoá đơn cước của hãng hàng không với 01 kiện hành lý/đoàn công tác. Riêng các đoàn văn hoá nghệ thuật, đoàn đi tham gia hội chợ, triển lãm, đoàn đi tham gia các hoạt động viện trợ, đoàn tham gia hoạt động cứu nạn, cứu hộ, các đoàn hoạt động có ấn phẩm tuyên truyền, vận động và các hoạt động khác cần mang theo nhiều hơn 01 kiện hành lý phục vụ đoàn công tác, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chủ trì đoàn công tác xem xét quyết định, thanh toán theo hoá đơn, chứng từ chi hợp pháp và dự toán đoàn ra đã được phê duyệt đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.
7. Tiền điện thoại, fax, internet: Thanh toán theo mức khoán 50 USD/người/chuyến công tác; riêng đối với các đoàn đàm phán song phương, đa phương mức khoán 80 USD/người/chuyến công tác.
8. Tiên chiêu đãi; mua quà tặng đối ngoại:
a) Đối với nội dung chiêu đãi:
Đối với các đoàn công tác mà trưởng đoàn là lãnh đạo có hệ số phụ cấp chức vụ từ 1,0 trở lên, nếu xét thấy cần tổ chức chiêu đãi, đoàn công tác lập dự toán chi chiêu đãi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi tổ chức đoàn công tác (trong đó cần thể hiện rõ số lượng, thành phần đối tượng chiêu đãi và căn cứ theo mức chi khoản tiền ăn và tiêu vặt một ngày/người theo quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này), để làm căn cứ tạm ứng và quyết toán kinh phí;
b) Đối với chi mua quà tặng đối ngoại:
Căn cứ theo chương trình công tác, trưởng đoàn công tác có trách nhiệm xác định số lượng, thành phần tặng quà đối ngoại đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả. Khoản chi mua quà tặng đối ngoại phải được lập dự toán và được cấp có thẩm quyền phê duyệt dự toán trước khi tổ chức đoàn công tác để làm căn cứ tạm ứng, quyết toán kinh phí. Mức chi mua quà tặng đối ngoại áp dụng theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Thông tư số 71/2018/TT-BTC ngày 10 tháng 8 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam, chế độ chi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam và chế độ tiếp khách trong nước (sau đây gọi là Thông tư số 71/2018/TT-BTC).
9. Tiền thuê dịch thuật: Trong trường hợp cơ quan không bố trí được cán bộ làm phiên dịch, dịch tài liệu) thì có thể thuê dịch thuật từ trong nước đi hoặc có thể thuê tại nước đến công tác (để tiết kiệm chi phí phương tiện đi và về). Chi phí dịch thuật được thanh toán trọn gói như sau:
a) Trường hợp thuê dịch thuật từ trong nước đi, thanh toán các khoản chi phí: phương tiện đi lại; tiền ăn và tiêu vặt; tiền phòng nghỉ theo mức công tác phí như thành viên đoàn công tác và thù lao dịch thuật theo mức chi dịch thuật quy định tại Thông tư số 71/2018/TT-BTC;
b) Trường hợp thuê dịch thuật tại nước đến công tác, chi phí trọn gói được xác định gồm các khoản: phương tiện đi lại tại nước sở tại trong thời gian cùng làm việc với đoàn; tiền ăn và tiêu vặt, tiền phòng nghỉ theo mức công tác phí như thành viên đoàn công tác; thù lao dịch thuật (chi theo ngày làm việc thực tế có sử dụng phiên dịch tại chương trình đã được phê duyệt) theo mức chi đã được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt tại dự toán đoàn công tác;
c) Khi quyết toán khoản chi dịch thuật phải có đầy đủ hoá đơn, chứng từ gồm: hoá đơn hoặc ký nhận thanh toán trọn gói cho người dịch thuật (hoặc đơn vị cung cấp dịch thuật) căn cứ theo hợp đồng ký kết với người dịch thuật (hoặc đơn vị cung cấp dịch thuật); trường hợp hoá đơn, chứng từ bằng tiếng nước ngoài thì phải dịch ra tiếng Việt.
10. Đối với chi phí khám sức khỏe tổng quát, tiêm phòng vắc xin một số bệnh (trước khi đi công tác) theo yêu cầu của nước đến công tác (nếu có): Thanh toán theo hóa đơn thực tế phát sinh; khoản chi này phải được cấp có thẩm quyền đồng ý và phê duyệt dự toán trước khi thực hiện.
11. Các khoản chi phí khác có liên quan theo quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền.
a) Tiền mua vé ra, vào cửa đối với các đoàn cán bộ đi công tác nghiên cứu và khảo sát các lĩnh vực có tính đặc thù liên quan đến nhiệm vụ chuyên môn như: Văn hóa nghệ thuật, di tích lịch sử, bảo tàng, khoa học công nghệ, thành phố thông minh (trong trường hợp phía nước ngoài không đài thọ): Thanh toán theo hóa đơn thực tế phát sinh, theo chương trình công tác hoặc chương trình làm việc với đối tác và phải được Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt trong dự toán đoàn công tác;
b) Đối với các đoàn công tác tham gia các hội chợ, triển lãm; tổ chức hội nghị, hội thảo; các đoàn văn hóa nghệ thuật đi biểu diễn nước ngoài; các khoá đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức tại nước ngoài: Ngoài tiền công tác phí bảo đảm cho người đi công tác theo quy định tại Điều 4, Điều 5, Điều 6, Điều 7 Thông tư này, trường hợp nếu có phát sinh các khoản chi phí thuê dịch vụ tổ chức sự kiện, thuê địa điểm, thuê xe vận chuyển nhạc cụ, đạo cụ, hàng hóa, thuê xe vận chuyển phục vụ các khóa đào tạo, bồi dưỡng thì phải lập dự toán khoản chi phí thuê và được cấp có thẩm quyền đồng ý và phê duyệt dự toán trước khi thực hiện làm căn cứ tạm ứng, thanh toán kinh phí. Việc xác định mức chi đối với các khoản chi phí này thực hiện như sau:
Đối với chi phí thuê dịch vụ tổ chức sự kiện: Trường hợp thuê các đơn vị trong nước có tư cách pháp nhân chuyên tổ chức hội thảo, hội nghị, sự kiện tại nước ngoài phải thực hiện theo quy định của pháp luật về lựa chọn nhà thầu và pháp luật khác có liên quan đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm;
Đối với khoản chi phí thuê địa điểm; thuê xe vận chuyển hàng hóa, nhạc cụ, đạo cụ đối với đoàn tham gia hội chợ, triển lãm, các đoàn văn hóa nghệ thuật đi biểu diễn nước ngoài khi phải di chuyển nhiều nơi; thuê xe vận chuyển phục vụ các khóa đào tạo, bồi dưỡng: Thanh toán theo hoá đơn, chứng từ thuê thực tế phù hợp với lịch trình làm việc hoặc căn cứ theo hợp đồng ký kết với đơn vị cung cấp dịch vụ; trường hợp hoá đơn, chứng từ, hợp đồng bằng tiếng nước ngoài thì phải dịch ra tiếng Việt.
Riêng đoàn cứu nạn, cứu hộ nếu phát sinh đột xuất chi phí thuê xe vận chuyển trang thiết bị chuyên dụng mà chưa được dự toán, chưa ký hợp đồng thực hiện, căn cứ thực tế phát sinh, Trưởng đoàn công tác chịu trách nhiệm lập bảng kê các chi phí phát sinh đột xuất tại nước ngoài chưa được dự toán, chưa ký hợp đồng thực hiện (kèm theo các hóa đơn, chứng từ), báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét, phê duyệt sau khi kết thúc chuyến công tác làm cơ sở thanh toán, quyết toán kinh phí theo quy định.