Điều 5. Hồ sơ hải quan
1. Chứng từ phải nộp:
- Tờ khai hải quan: 02 bản chính;
- Hợp đồng mua xăng dầu hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng mua xăng dầu: 01 bản chụp có đóng dấu xác nhận của doanh nghiệp;
- Hóa đơn thương mại: 01 bản chính;
- Giấy đăng ký giám định khối lượng: 01 bản chụp có đóng dấu xác nhận của doanh nghiệp;
- Giấy đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng xăng dầu đối với xăng dầu thuộc Danh mục hàng hóa phải kiểm tra nhà nước về chất lượng (trừ trường hợp xăng dầu tạm nhập để tái xuất): 01 bản chụp có đóng dấu xác nhận của doanh nghiệp;
- Vận đơn hoặc các chứng từ vận tải khác có giá trị tương đương theo quy định của pháp luật (trừ xăng dầu tái xuất cho doanh nghiệp quy định tại khoản 4 Điều 2 Thông tư này): 01 bản chụp có đóng dấu xác nhận của doanh nghiệp;
- Hợp đồng bán xăng dầu (Hợp đồng khung; Hợp đồng nguyên tắc (nếu có) và Phụ lục hợp đồng (nếu có): 01 bản chụp có đóng dấu xác nhận của doanh nghiệp.
Trường hợp thương nhân làm thủ tục lần đầu tại Chi cục Hải quan thì nộp thêm các giấy tờ sau (trừ trường hợp xăng dầu tạm nhập để tái xuất ra nước ngoài hoặc cung ứng (tái xuất) xăng cho đối tượng quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 2 Thông tư này):
- Giấy phép kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu xăng dầu do Bộ Công Thương cấp: 01 bản chụp có đóng dấu xác nhận của doanh nghiệp;
- Bản hạn mức nhập khẩu xăng dầu tối thiểu hàng năm do Bộ Công Thương cấp (đối với xăng dầu nhập khẩu): 01 bản chụp có đóng dấu xác nhận của doanh nghiệp.
2. Trường hợp có nghi vấn đối với chứng từ bản chụp phải nộp quy định tại khoản 1 Điều này, Chi cục Hải quan yêu cầu thương nhân xuất trình bản chính để kiểm tra, đối chiếu.
3. Thời hạn thương nhân nộp các chứng từ cho Chi cục Hải quan:
Các chứng từ nêu trên phải nộp khi làm thủ tục đăng ký tờ khai hải quan, trừ các chứng từ sau:
a) Chứng thư giám định khối lượng: Phải nộp trong thời gian 08 (tám) giờ làm việc kể từ khi bơm xong xăng, dầu từ phương tiện vận tải xăng dầu lên kho hoặc lên phương tiện vận tải khác để vận chuyển tiếp trong nội địa.
b) Thông báo kết quả kiểm tra nhà nước về chất lượng xăng dầu nhập khẩu, tạm nhập: Phải nộp trong thời hạn không quá 07 (bảy) ngày làm việc kể từ khi bơm xong xăng dầu từ phương tiện vận tải xăng dầu lên kho hoặc lên phương tiện vận tải khác để vận chuyển tiếp trong nội địa.
c) Hóa đơn thương mại:
c.1) Nếu thương nhân chưa có Hóa đơn thương mại thì thương nhân phải nộp Hóa đơn tạm tính (Pro Forma Invoice) (bản chính, bản fax hoặc bản Telex) tại thời điểm công chức hải quan đăng ký tờ khai hải quan; giám đốc (hoặc người được giám đốc ủy quyền) xác nhận, ký tên, đóng dấu và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực về nội dung bản fax hoặc bản Telex.
c.2) Khi đăng ký tờ khai hải quan, trong trường hợp chưa có giá chính thức, thương nhân thực hiện nộp thuế theo quy định tại khoản 8, Điều 20 Thông tư số 128/2013/TT-BTC ngày 10/9/2013.
Thời hạn nộp chậm Hóa đơn thương mại bản chính không quá 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan.
c.3) Trường hợp xăng dầu nhập khẩu và tạm nhập chung 01 (một) hóa đơn thương mại (bản chính) thì thương nhân và công chức hải quan thực hiện như sau:
c.3.1) Đối với xăng dầu nhập khẩu: Công chức hải quan lưu hóa đơn thương mại bản chính do thương nhân nộp vào hồ sơ nhập khẩu.
c.3.2) Đối với xăng dầu tạm nhập: Công chức hải quan lưu hóa đơn thương mại bản chụp từ bản gốc đã lập do thương nhân nộp (có ký xác nhận của giám đốc hoặc người được giám đốc ủy quyền) vào hồ sơ tạm nhập và ghi rõ trên tờ khai tạm nhập nội dung: “Hóa đơn thương mại bản chính đã lưu vào hồ sơ nhập khẩu xăng dầu theo tờ khai hải quan số ... ngày… tháng … năm …”.