Điều 16. Nhiệm vụ của Cơ quan thường trực Hội đồng
1. Lập danh sách ủy viên Hội đồng theo đúng yêu cầu và tiêu chí được quy định tại Thông tư này và các quy định khác của pháp luật có liên quan, trình thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền xem xét, ra quyết định thành lập Hội đồng.
2. Trường hợp cần thiết hoặc khi có đề nghị của ủy viên Hội đồng, yêu cầu chủ dự án bổ sung hồ sơ, tài liệu hoặc làm rõ các vấn đề liên quan đến việc thẩm định trước khi đưa ra xem xét tại phiên họp chính thức của Hội đồng.
3. Chuẩn bị, cung cấp hồ sơ thẩm định, các tài liệu liên quan cho các ủy viên Hội đồng nghiên cứu với thời hạn ít nhất là 03 (ba) ngày trước phiên họp chính thức của Hội đồng.
Phối hợp chặt chẽ với ủy viên Hội đồng là đại diện cơ quan quản lý nhà nước về bảo vệ môi trường cấp tỉnh trong việc thu thập, cung cấp cho Hội đồng các thông tin, tài liệu liên quan đến dự án và thực trạng triển khai của dự án đối với trường hợp Hội đồng do Bộ, cơ quan ngang bộ tổ chức.
Thu thập, cung cấp cho Hội đồng các thông tin, tài liệu liên quan đến dự án và thực trạng triển khai của dự án đối với trường hợp Hội đồng do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tổ chức hoặc do Ban Quản lý khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao, khu chế xuất tổ chức theo ủy quyền.
4. Trường hợp có yêu cầu của các ủy viên Hội đồng hoặc xét thấy cần thiết, Cơ quan thường trực Hội đồng báo cáo thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quyết định tổ chức các hoạt động hỗ trợ thẩm định trước phiên họp chính thức của Hội đồng và các hoạt động sau phiên họp chính thức của Hội đồng; xây dựng dự thảo nội dung và dự toán kinh phí của các hoạt động hỗ trợ thẩm định trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định; tổ chức các hoạt động hỗ trợ thẩm định theo quyết định của cơ quan tổ chức việc thẩm định.
5. Nghiên cứu, xử lý các ý kiến nhận xét, đánh giá của Ủy viên phản biện quy định tại Điều 13 Thông tư này; kết quả của hoạt động hỗ trợ thẩm định và các ý kiến phản ánh khác để cung cấp cho phiên họp chính thức của Hội đồng.
6. Chuẩn bị các điều kiện kỹ thuật cần thiết để Hội đồng tiến hành phiên họp chính thức và các hoạt động khác có liên quan (nếu có).
7. Lập danh sách ủy viên Hội đồng và đại biểu tham dự phiên họp chính thức của Hội đồng theo mẫu quy định tại Phụ lục 7 và danh sách ủy viên Hội đồng có bản nhận xét báo cáo đánh giá môi trường chiến lược, bản nhận xét báo cáo đánh giá tác động môi trường theo mẫu quy định tại Phụ lục 8 ban hành kèm theo Thông tư này.
8. Tiếp nhận hồ sơ, kết quả thẩm định do Hội đồng chuyển giao; tổ chức các hoạt động sau phiên họp chính thức theo yêu cầu của Hội đồng; gửi văn bản thông báo cho chủ dự án biết về kết quả thẩm định của Hội đồng theo quy định tại điểm 4.1 mục 4 Phần II Thông tư số 05/2008/TT-BTNMT đối với báo cáo đánh giá môi trường chiến lược hoặc theo quy định tại điểm 4.4 mục 4 Phần III Thông tư số 05/2008/TT-BTNMT đối với báo cáo đánh giá tác động môi trường; xử lý hồ sơ và tiến hành các thủ tục cần thiết trình thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền xem xét ra văn bản gửi cấp có thẩm quyền phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thuộc đối tượng quy định tại Điều 14 Luật Bảo vệ môi trường hoặc ra quyết định phê duyệt báo cáo đánh giá tác động môi trường của dự án thuộc đối tượng quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 21/2008/NĐ-CP.