Điều 10. Công tác lưu trữ Tờ khai Hải quan (phần Hải quan lưu)
1. Chi cục Hải quan cửa khẩu tổ chức lưu trữ phần Tờ khai Hải quan mà người xuất cảnh, nhập cảnh đã khai báo theo từng chuyến phương tiện vận tải chuyên chở người xuất cảnh, nhập cảnh và theo từng ngày. Mỗi chuyến trong một ngày (sau 24h thì được tính cho ngày hôm sau), toàn bộ Tờ khai Hải quan và các giấy tờ có liên quan kèm theo được cho vào các túi đựng hồ sơ riêng, trên túi đựng hồ sơ ghi rõ tổng số Tờ khai Hải quan, ngày tháng năm và bàn giao từ bộ phận làm thủ tục xuất nhập với bộ phận lưu trữ của Chi cục Hải quan cửa khẩu. Bộ phận lưu trữ hồ sơ tổ chức lưu trữ theo đúng quy định.
2. Túi hồ sơ dùng để đựng Tờ khai Hải quan và các giấy tờ liên quan được Tổng cục Hải quan thống nhất in và phát hành theo mẫu kèm theo. Túi hồ sơ thiết kế dạng phong bì, giấy bìa cứng, khổ giấy A4, nội dung in trên túi được hướng dẫn cụ thể tại Phụ lục số 03 ban hành kèm Thông tư này. Mỗi túi hồ sơ nêu trên được sử dụng đựng lượng Tờ khai Hải quan cho 01 chuyến phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh.
3. Tờ khai Hải quan được lưu giữ trong thời hạn 5 năm tại cửa khẩu, hết thời hạn này thì thực hiện xử lý theo quy định của pháp luật.
4. Sao chụp phần Tờ khai Hải quan lưu.
a) Trách nhiệm của người đề nghị sao chụp phần Tờ khai Hải quan lưu:
Người xuất cảnh, nhập cảnh (hoặc người được ủy quyền) khi có nhu cầu sao chụp phần Tờ khai Hải quan lưu thì nộp hồ sơ gồm những giấy tờ sau:
a.1) Đơn đề nghị;
a.2) 01 bản sao công chứng chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị tương đương hộ chiếu, xuất trình bản chính chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị tương đương hộ chiếu để đối chiếu;
a.3) Trường hợp người được ủy quyền của người xuất cảnh, nhập cảnh phải có Giấy ủy quyền có xác nhận của Chính quyền địa phương hoặc cơ quan chủ quản (01 bản chính).
b) Trách nhiệm của công chức hải quan:
b.1) Thực hiện tiếp nhận hồ sơ do người xuất cảnh, nhập cảnh (hoặc người được ủy quyền) nộp;
b.2) Kiểm tra, đối chiếu thông tin trên hồ sơ, trình Lãnh đạo Chi cục Hải quan cửa khẩu cung cấp thông tin hoặc cho phép sao chụp phần Tờ khai Hải quan lưu.
b.3) Thực hiện cung cấp thông tin hoặc sao chụp phần Tờ khai Hải quan lưu sau khi Lãnh đạo Chi cục Hải quan phê duyệt tại Đơn đề nghị của người xuất cảnh, nhập cảnh (hoặc người được ủy quyền).
b.4) Nghiêm cấm cán bộ, công chức Hải quan tự ý cung cấp, sao chụp, thay đổi, sửa chữa tờ khai lưu và các chứng từ, hồ sơ liên quan lưu kèm tờ khai.
c) Trách nhiệm của Lãnh đạo Chi cục Hải quan cửa khẩu:
Căn cứ nội dung hồ sơ, văn bản đề xuất của công chức Hải quan, thực hiện xác nhận, ký tên, đóng dấu trên Đơn đề nghị của người xuất cảnh, nhập cảnh (hoặc người được ủy quyền).