Điều 5. Điều kiện thực hiện thẩm quyền được phân cấp
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được phân cấp phải bảo đảm các điều kiện sau trong suốt quá trình thực hiện thẩm quyền:
1. Về nhân lực và thẩm quyền ký chứng nhận Apostille:
a) Bố trí đủ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên thực hiện việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ và trả kết quả cấp chứng nhận Apostille; có phương án nhân sự dự phòng bảo đảm không gián đoạn việc giải quyết thủ tục;
b) Bảo đảm chứng nhận Apostille do người có thẩm quyền ký theo quy định;
c) Người ký chứng nhận Apostille phải hoàn thành chương trình đào tạo, tập huấn nghiệp vụ về cấp chứng nhận Apostille do Cục Lãnh sự tổ chức.
2. Về năng lực chuyên môn: cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên thực hiện nhiệm vụ phải có năng lực giải quyết hồ sơ; có kỹ năng kiểm tra, đối chiếu mẫu con dấu, mẫu chữ ký, chức danh và nhận biết giấy tờ giả mạo; sử dụng thành thạo Hệ thống thông tin Apostille và phần mềm nghiệp vụ có liên quan.
3. Về hạ tầng kỹ thuật và kết nối dữ liệu: bảo đảm trang thiết bị phục vụ việc cấp chứng nhận Apostille; kết nối, khai thác Hệ thống thông tin Apostille; cập nhật đầy đủ, kịp thời thông tin về chứng nhận Apostille đã cấp vào Kho quản lý dữ liệu điện tử về chứng nhận Apostille theo quy định tại Nghị định số 293/2026/NĐ-CP.
4. Về an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu: tuân thủ quy định của pháp luật về an ninh mạng, pháp luật về dữ liệu và pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân trong quá trình tiếp nhận, xử lý hồ sơ và quản lý dữ liệu chứng nhận Apostille.
5. Về quản lý vật tư nghiệp vụ: quản lý chặt chẽ phôi, ấn phẩm phục vụ việc cấp chứng nhận Apostille bằng giấy (nếu có) theo hướng dẫn của Cục Lãnh sự.