Điều 10. Tiêu hủy tài liệu
1. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được tiến hành theo đúng thủ tục do cơ quan lưu trữ nhà nước quy định và phải đảm bảo tiêu hủy hết thông tin trong tài liệu đó.
2. Chánh Văn phòng Bộ trình Bộ trưởng về việc tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị tại kho Lưu trữ Bộ, Chánh Văn phòng đơn vị trình Thủ trưởng đơn vị về việc tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị của đơn vị. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được lập thành hồ sơ. Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị bao gồm:
a) Tờ trình về việc xin tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
b) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu;
c) Danh mục tài liệu hết giá trị;
d) Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
đ) Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại;
e) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu cần tiêu hủy;
g) Biên bản tiêu hủy hồ sơ, tài liệu và văn bản thẩm định hồ sơ, tài liệu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
h) Quyết định tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị của người có thẩm quyền;
i) Hồ sơ về việc tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị phải được bảo quản trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày hồ sơ, tài liệu được tiêu hủy. Riêng tài liệu kế toán, Hội đồng đánh giá, xác định giá trị hồ sơ, tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại theo từng loại tài liệu kế toán, lập "Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy" và "Danh mục tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm" theo quy định tại Quyết định số 218/2000/QĐ-BTC ngày 29 tháng 12 năm 2000 của Bộ Tài chính.
Biên bản tiêu hủy tài liệu theo Phụ lục số 3; Danh mục tiêu hủy hồ sơ tài liệu hết giá trị theo Phụ lục số 4 ban hành kèm theo Thông tư này.
3. Thành viên Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu của Bộ Giao thông vận tải gồm:
a) Chủ tịch Hội đồng: Chánh Văn phòng Bộ;
b) Ủy viên Hội đồng: Đại diện Lãnh đạo các đơn vị có tài liệu;
c) Thư ký Hội đồng: Đại diện Lãnh đạo Phòng Lưu trữ, Văn phòng Bộ Giao thông vận tải.
4. Đối với các đơn vị trực thuộc Bộ, thành viên Hội đồng xác định giá trị hồ sơ, tài liệu gồm:
a) Chủ tịch Hội đồng: Thủ trưởng đơn vị;
b) Ủy viên Hội đồng: Chánh Văn phòng đơn vị, đại diện các đơn vị có tài liệu;
c) Thư ký Hội đồng: Cán bộ phụ trách công tác lưu trữ của đơn vị.
5. Hội đồng làm việc theo phương thức sau đây:
a) Từng thành viên Hội đồng xem xét các văn bản quy định tại điểm c, đ khoản 2 Điều này; đối với danh mục tài liệu hết giá trị, cần kiểm tra thực tế tài liệu;
b) Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số;
c) Thông qua biên bản trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định.