Điều 4. Tổ chức bộ máy và quy chế làm việc của Hội đồng
1. Thành phần Hội đồng gồm các thành viên:
a) Chủ tịch Hội đồng là Thứ trưởng Bộ Ngoại giao;
b) Phó Chủ tịch Hội đồng là Vụ trưởng Vụ Tổ chức Cán bộ, Bộ Ngoại giao;
c) Các thành viên khác của Hội đồng bao gồm Phó Bí thư chuyên trách Đảng ủy Bộ Ngoại giao, Thủ trưởng các đơn vị hành chính thuộc Bộ Ngoại giao và Giám đốc Học viện Ngoại giao.
2. Quy chế làm việc của Hội đồng:
a) Hội đồng làm việc theo nguyên tắc tập trung, dân chủ.
b) Chủ tịch Hội đồng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về việc thực hiện nhiệm vụ được giao; tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Hội đồng; điều hành, phân công nhiệm vụ cho các thành viên của Hội đồng; triệu tập, chủ trì và kết luận các cuộc họp của Hội đồng.
c) Thành viên Hội đồng làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, có trách nhiệm tham gia đầy đủ các hoạt động của Hội đồng, chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch Hội đồng về những nhiệm vụ được phân công.
d) Hội đồng họp khi có ít nhất 70% tổng số thành viên tham dự. Thành viên vì lí do bất khả kháng không tham dự họp được phép bỏ phiếu vắng mặt và cử cấp Phó tham dự và trình bày ý kiến của thành viên trước Hội đồng. Chủ tịch Hội đồng chủ trì hoặc ủy quyền cho Phó Chủ tịch Hội đồng chủ trì phiên họp.
đ) Đối với các hồ sơ đăng ký phong hàm, thăng hàm, hạ hàm, tước hàm Đại sứ, Hội đồng cho ý kiến bằng hình thức bỏ phiếu kín. Chủ tịch Hội đồng quyết định trên cơ sở nguyên tắc đa số (trên 75% số phiếu).
e) Đối với các hồ sơ đăng ký phong hàm, thăng hàm, hạ hàm, tước hàm từ Tùy viên đến Công sứ, Hội đồng cho ý kiến bằng văn bản. Chủ tịch Hội đồng quyết định trên cơ sở nguyên tắc đa số (trên 75% số phiếu).