Điều 5. Trình tự lập dự toán chi phí quản lý dự án
1. Xác định nguồn kinh phí được trích theo từng dự án:
Việc xác định nguồn kinh phí theo từng dự án được giao quản lý để ghi vào Mẫu số 01(i)/DT-QLDA- Bảng tính nguồn kinh phí quản lý dự án (kèm theo). Mẫu số 01(i)/DT-QLDA lập riêng cho từng dự án (i) chạy từ 1 đến n, cụ thể như sau:
1.1. Căn cứ tổng mức đầu tư của dự án được phê duyệt và định mức trích chi phí quản lý dự án theo văn bản công bố của cơ quan có thẩm quyền để xác định chi phí quản lý dự án của dự án (ký hiệu là GQLDA). Trường hợp các dự án không có định mức trong các văn bản công bố hoặc chỉ làm công tác chuẩn bị đầu tư cho dự án thì trích theo dự toán do cấp giao nhiệm vụ duyệt. Đối với các dự án ODA nếu hiệp định của dự án có quy định cụ thể về mức kinh phí quản lý dự án thì thực hiện theo hiệp định.
1.2. Căn cứ tổng mức đầu tư của dự án được phê duyệt và định mức trích chi phí tư vấn đầu tư xây dựng theo văn bản công bố của cơ quan có thẩm quyền để xác định các khoản chi phí tư vấn đầu tư xây dựng do chủ đầu tư, BQLDA thực hiện (ký hiệu là GTV). Trường hợp khoản chi phí tư vấn không có định mức trong các văn bản công bố thì lập dự toán theo quy định.
1.3. Xác định mức chi cụ thể cho những công việc thuộc chi phí quản lý dự án mà chủ đầu tư, BQLDA cần phải thuê tư vấn thực hiện (ký hiệu là GTTV).
1.4. Kinh phí quản lý dự án phần do chủ đầu tư, BQLDA được sử dụng theo từng dự án trong suốt quá trình quản lý dự án ký hiệu là GQLDA (CĐT) được xác định theo công thức:
| GQLDA (CĐT) = GQLDA + GTV - GTTV |
1.5. Phân chia cụ thể: phần do chủ đầu tư được sử dụng, phần do BQLDA được sử dụng. Tỷ lệ phân chia kinh phí tương ứng với tỷ lệ phân công nhiệm vụ, trách nhiệm giữa chủ đầu tư và BQLDA; do chủ đầu tư quyết định sau khi thỏa thuận thống nhất với BQLDA trên cơ sở phân công nhiệm vụ được ghi trong quyết định thành lập BQLDA hoặc văn bản giao nhiệm vụ.
1.6. Dự kiến phân bổ chi phí quản lý dự án cho các năm triển khai thực hiện dự án.
2. Lập Bảng tổng hợp nguồn kinh phí theo Mẫu số 02/DT-QLDA kèm theo, trong đó xác định rõ: Nguồn trích từ các dự án được giao quản lý, Nguồn thu từ hoạt động dịch vụ tư vấn sau khi trừ các khoản thuế phải nộp (nếu có); Tổng kinh phí được sử dụng, lũy kế kinh phí đã sử dụng các năm trước, kinh phí dự kiến sử dụng năm kế hoạch, kinh phí để sử dụng các năm sau.
3. Lập Bảng tính lương năm theo Mẫu số 03/DT-QLDA kèm theo, trong đó xác định rõ danh sách cán bộ trực tiếp tham gia quản lý dự án theo 3 mục: cán bộ hưởng lương từ dự án, cán bộ hưởng lương theo hợp đồng QLDA, cán bộ kiêm nhiệm quản lý dự án.
4. Lập dự toán chi phí quản lý dự án năm theo Mẫu số 04/DT-QLDA kèm theo.