Điều 11. Trình tự, nội dung làm việc của hội đồng
Hội đồng tiến hành làm việc theo hai bước
1. Chuẩn bị cho phiên họp chính thức: Các đơn vị chức năng của Bộ Khoa học và Công nghệ trao đổi với Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng thống nhất phương thức làm việc:
- Thông báo Biên bản mở hồ sơ (Phụ lục 2, Biểu B2-1), thông báo số lượng và danh mục hồ sơ đủ điều kiện được đưa ra Hội đồng xem xét đánh giá theo quy định tại Điều 7 của Thông tư này;
- Thống nhất việc mời thêm chuyên gia ngoài (nếu cần thiết);
- Thống nhất thời gian và địa điểm họp phiên chính thức;
Thành viên Hội đồng có trách nhiệm chuẩn bị ý kiến nhận xét, đánh giá bằng văn bản (Phụ lục 2, Biểu B2-2), gửi thư ký hành chính trước phiên họp chính thức của Hội đồng.
2. Phiên họp chính thức: Hội đồng tiến hành đánh giá hồ sơ tuyển chọn, giao trực tiếp.
a) Hoạt động hành chính:
- Thư ký hành chính đọc quyết định thành lập hội đồng, biên bản mở hồ sơ, giới thiệu thành phần hội đồng và các đại biểu tham dự.
- Đại diện Bộ khoa học và Công nghệ nêu những yêu cầu và nội dung chủ yếu về việc tuyển chọn, giao trực tiếp đề tài của Thông tư này.
- Hội đồng trao đổi thống nhất nguyên tắc làm việc và cử một (01) thành viên làm thư ký khoa học.
b) Đối với các đề tài được giao trực tiếp chuẩn bị hồ sơ, tổ chức, cá nhân được giao chuẩn bị hồ sơ trình bày tóm tắt trước hội đồng về đề cương thuyết minh đề tài, trả lời các câu hỏi của thành viên hội đồng (nếu có) và không tiếp tục dự phiên họp của hội đồng.
c) Hội đồng tiến hành đánh giá các hồ sơ tham gia tuyển chọn, giao trực tiếp:
- Trình bày ý kiến phản biện và ý kiến của chuyên gia (nếu có) về nhận xét đánh giá hồ sơ đăng ký tuyển chọn, giao trực tiếp đề tài;
- Các uỷ viên phản biện, chuyên gia đánh giá phân tích từng hồ sơ và so sánh giữa các hồ sơ đăng ký cùng một (01) đề tài theo các tiêu chí quy định.
- Hội đồng có thể nêu câu hỏi đối với các uỷ viên phản biện, chuyên gia về từng tiêu chí đánh giá liên quan đến từng hồ sơ.
- Sau khi trả lời câu hỏi của các thành viên hội đồng, chuyên gia không là thành viên hội đồng không tiếp tục dự phiên họp của hội đồng.
- Thư ký khoa học đọc ý kiến nhận xét bằng văn bản của thành viên vắng mặt (nếu có) để hội đồng xem xét, tham khảo.
d) Hội đồng thảo luận, đánh giá hồ sơ;
- Hội đồng trao đổi, thảo luận, đánh giá từng hồ sơ theo các tiêu chí đã được quy định và so sánh giữa các hồ sơ tuyển chọn, giao trực tiếp cho cùng một (01) đề tài.
- Sau khi trao đổi, các thành viên hội đồng cho điểm độc lập từng hồ sơ theo các tiêu chí và thang điểm quy định đối với đề tài (Phụ lục 2, Biểu B2).
6. Hội đồng bầu ban kiểm phiếu và bỏ phiếu.
a) Ban kiểm phiếu gồm 3 thành viên hội đồng (trong đó bầu một trưởng ban). Các thư ký hành chính có trách nhiệm giúp ban kiểm phiếu làm việc.
b) Hội đồng bỏ phiếu đánh giá chấm điểm cho từng hồ sơ theo phương thức bỏ phiếu. Phiếu đánh giá hợp lệ là phiếu thực hiện theo đúng chỉ dẫn ghi trên phiếu.
7. Tổng hợp kết quả đánh giá tuyển chọn, giao trực tiếp.
a) Ban kiểm phiếu tổng hợp và báo cáo hội đồng kết quả kiểm phiếu (Phụ lục 2, Biểu B2-4).
b) Hội đồng xếp hạng các hồ sơ được đánh giá có tổng số điểm trung bình từ cao xuống thấp (Phụ lục 2, Biểu B2-5) theo các điều kiện sau đây:
- Hồ sơ có tổng số điểm trung bình của các tiêu chí phải đạt tối thiểu 70/100. Hội đồng xếp hạng các hồ sơ có tổng số điểm trung bình từ cao xuống thấp.
- Đối với các hồ sơ có tổng số điểm trung bình bằng nhau thì điểm cao hơn của chủ tịch hội đồng (hoặc điểm của phó chủ tịch hội đồng, trong trường hợp chủ tịch hội đồng vắng mặt) được ưu tiên để xếp hạng.
- Trường hợp các hồ sơ có tổng số điểm trung bình bằng nhau và điểm của Chủ tịch Hội đồng (hoặc điểm của Phó Chủ tịch Hội đồng, trong trường hợp Chủ tịch Hội đồng vắng mặt) đối với các hồ sơ này cũng bằng nhau thì lựa chọn theo điểm cao nhất của tiêu chí phần năng lực và kinh nghiệm của tổ chức, cá nhân thực hiện. Trường hợp các điểm nêu trên cũng bằng nhau thì Hội đồng kiến nghị phương án lựa chọn cuối cùng.
8. Hội đồng thông qua biên bản về kết quả làm việc của hội đồng, kiến nghị tổ chức và cá nhân trúng tuyển hoặc được giao trực tiếp chủ trì đề tài:
a) Tổ chức, cá nhân được hội đồng đề nghị trúng tuyển là tổ chức, cá nhân có hồ sơ được xếp hạng với tổng số điểm trung bình cao nhất tại Điểm b, Khoản 7 của Điều này.
b) Hội đồng thảo luận để thống nhất kiến nghị những điểm cần bổ sung, sửa đổi trong thuyết minh đề tài, các sản phẩm khoa học chính với những chỉ tiêu tương ứng phải đạt và kiến nghị về kinh phí cho việc thực hiện đề tài; nêu những điểm cần lưu ý để hoàn thiện hồ sơ của tổ chức và cá nhân được hội đồng đề nghị trúng tuyển hoặc giao trực tiếp.
c) Hội đồng xây dựng biên bản làm việc (Phụ lục 2, Biểu B2-6) gửi Bộ Khoa học và Công nghệ.