Điều 4. Quy định chung về tống đạt giấy tờ của nước ngoài qua dịch vụ bưu chính công ích
1. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu tương trợ tư pháp về dân sự của nước ngoài từ Bộ Tư pháp, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích (doanh nghiệp bưu chính) nhận hồ sơ, phối hợp kiểm đếm theo yêu cầu của Bộ Tư pháp.
2. Doanh nghiệp bưu chính thực hiện tống đạt giấy tờ tối đa 02 lần. Thời gian tống đạt vào các khung giờ khác nhau cách nhau 03 ngày nếu không có thỏa thuận khác với người được tống đạt. Trường hợp tống đạt lần thứ nhất không thành công và không thuộc các trường hợp lập được biên bản quy định tại Điều 5 và Điều 6 của Thông tư này, nhân viên của doanh nghiệp bưu chính (nhân viên bưu chính) phải gửi lại giấy hẹn để người được tống đạt liên hệ lại về khung giờ giao tiếp theo hoặc tới nhận tại bưu cục và xác định thời gian thực hiện tống đạt lần thứ hai nếu người được tống đạt không liên hệ lại. Sau 02 lần vẫn không tống đạt được và không thuộc các trường hợp lập được biên bản quy định tại Điều 5 và Điều 6 của Thông tư này, nhân viên bưu chính lập biên bản, trong đó nêu rõ lý do và hoàn trả hồ sơ cho Bộ Tư pháp.
3. Trường hợp cơ quan, người có thẩm quyền của nước ngoài đề nghị thực hiện theo phương thức khác với phương thức quy định tại Thông tư này, doanh nghiệp bưu chính xử lý như sau:
a) Thực hiện theo phương thức cơ quan, người có thẩm quyền của nước ngoài yêu cầu khi có đủ điều kiện và khả năng thực hiện. Trường hợp thực hiện có phát sinh chi phí thực tế, doanh nghiệp bưu chính thông báo cho Bộ Tư pháp về mức và phương thức thanh toán để yêu cầu cơ quan, người có thẩm quyền của nước ngoài thanh toán. Doanh nghiệp bưu chính thực hiện tống đạt giấy tờ sau khi cơ quan, người có thẩm quyền của nước ngoài thanh toán chi phí thực tế.
b) Trả lại hồ sơ cho Bộ Tư pháp khi không đủ điều kiện và khả năng thực hiện và nêu rõ lý do.
4. Thời hạn tống đạt giấy tờ của nước ngoài tối đa là 20 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu hoặc từ ngày cơ quan, người có thẩm quyền của nước ngoài thanh toán đủ chi phí thực tế quy định tại điểm a khoản 3 Điều này. Trường hợp có lý do khách quan hoặc địa bàn tống đạt đặc thù, vùng sâu, vùng xa hoặc thực hiện theo phương thức do cơ quan, người có thẩm quyền của nước ngoài yêu cầu thì thời hạn trên có thể dài hơn nhưng không quá 90 ngày. Trong trường hợp này, doanh nghiệp bưu chính phải thông báo cho Bộ Tư pháp.
5. Kết quả thực hiện tống đạt được thông báo cho Bộ Tư pháp bằng văn bản giấy hoặc phương thức điện tử theo yêu cầu của Bộ Tư pháp, và được lưu trữ tại doanh nghiệp bưu chính 05 năm kể từ ngày hoàn thành việc tống đạt.
6. Trong quá trình doanh nghiệp bưu chính thực hiện tống đạt giấy tờ, đại diện thôn, tổ dân phố, Công an cấp xã, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm phối hợp theo quy định tại Điều 20 Nghị định số 158/2026/NĐ-CP, xác nhận tại các biên bản thực hiện tống đạt do nhân viên bưu chính lập.