Điều 3. Chuẩn bị tiếp nhận khoản viện trợ PCPNN (quy định tại Điều 6, 7, 8, 9 của Quy chế)
1. Cơ quan chủ quản giao một đơn vị hoặc tổ chức làm Chủ khoản viện trợ PCPNN
2. Trong trường hợp cần thiết thành lập Ban Chuẩn bị khoản viện trợ PCPNN, việc ra quyết định về Ban chuẩn bị khoản viện trợ PCPNN quy định tại khoản 1 Điều 7 của Quy chế được hướng dẫn như sau:
Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của Chủ khoản viện trợ PCPNN, Cơ quan chủ quản ra quyết định về việc thành lập Ban chuẩn bị khoản viện trợ PCPNN với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phù hợp với quy định tại Điều 7, Điều 8 của Quy chế.
3. Chuẩn bị lập hồ sơ khoản viện trợ PCPNN để cấp có thẩm quyền thẩm định quy định tại các Điều 7, 9 của Quy chế được hướng dẫn như sau:
a) Chủ khoản viện trợ PCPNN chịu trách nhiệm phối hợp với Bên tài trợ tổ chức xây dựng văn kiện chương trình, dự án hoặc hồ sơ khoản viện trợ phi dự án, đảm bảo tuân thủ các quy định tại Điều 9 của Quy chế, Chủ khoản viện trợ có văn bản chính thức đề nghị Cơ quan chủ quản tiến hành thủ tục trình duyệt việc tiếp nhận khoản viện trợ PCPNN.
b) Kết cấu văn kiện chương trình, dự án phải được xây dựng theo mẫu Phụ lục 1a, 1b, 1c của Thông tư này.
c) Hồ sơ khoản viện trợ PCPNN hợp lệ gồm:
- Văn bản đề nghị trình phê duyệt của:
+ Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN đối với các khoản viện trợ PCPNN thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ;
+ Cơ quan chủ quản hoặc Chủ khoản viện trợ PCPNN (trong trường hợp Cơ quan chủ quản trực tiếp quản lý) đối với các khoản viện trợ PCPNN thuộc thẩm quyền phê duyệt của Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN.
- Văn bản của Bên tài trợ thống nhất với nội dung khoản viện trợ PCPNN và thông báo hoặc cam kết xem xét tài trợ cho khoản viện trợ PCPNN đó. Việc xác nhận hàng hóa đã qua sử dụng còn hơn 80% so với giá trị sử dụng mới thực hiện theo quy định tại điểm 3, Điều 17 của Quy chế.
- Dự thảo văn kiện chương trình, dự án, danh mục các khoản viện trợ phi dự án (bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài) và dự thảo Thỏa thuận viện trợ PCPNN cụ thể (nếu được yêu cầu để ký kết thay văn kiện chương trình, dự án sau này).
- Bản sao Giấy đăng ký hoạt động và/hoặc bản sao giấy tờ hợp pháp về tư cách pháp nhân của Bên tài trợ. Các bản sao cần được hợp pháp hóa lãnh sự để đảm bảo tính hợp pháp của văn bản.
d) Đối với khoản viện trợ phi dự án là các phương tiện đã qua sử dụng thì ngoài các văn bản đã quy định tại điểm c khoản 3 Điều này, cần có thêm các văn bản sau:
- Bản đăng ký hoặc Giấy chứng nhận sở hữu phương tiện của Bên tài trợ;
- Giấy Chứng nhận đăng kiểm của cơ quan có thẩm quyền của nước Bên tài trợ. Trong trường hợp có phương tiện tạm nhập tái xuất thì cần có Giấy Chứng nhận đăng kiểm của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam;
- Văn bản giám định phương tiện vận tải còn hơn 80% so với giá trị sử dụng mới do tổ chức giám định có thẩm quyền của nước Bên tài trợ xác nhận.
đ) Hồ sơ khoản viện trợ được lập thành 08 bộ tài liệu đối với các khoản viện trợ PCPNN thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ, trong đó có ít nhất 01 bộ tài liệu gốc.
Đối với các khoản viện trợ thuộc thẩm quyền phê duyệt của Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN, số bộ hồ sơ (kể cả bộ hồ sơ gốc) cho việc thẩm định khoản viện trợ PCPNN do Cơ quan phê duyệt khoản viện trợ PCPNN tự quyết định.
Các tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải có bản dịch tiếng Việt kèm theo.