Điều 12. Hồ sơ cần thiết để xin phê duyệt hợp đồng bao gồm:
1- Hợp đồng (có chữ ký của các bên mua-bán) gồm bản tiếng nước ngoài và tiếng Việt (hoặc bản dịch) và các tài liệu có liên quan như Luận chứng kinh tế kỹ thuật, catalogues thiết bị (nếu có), các chào hàng hoặc các đơn thầu chung cuộc, biên bản kết luận về đầu thầu hoặc so sánh chào hàng...
2- Văn bản phê duyệt Luận chứng kinh tế kỹ thuật của công trình phù hợp với quy định hiện hành.
3- Văn bản đề nghị của cơ quan chủ quản.
4- Văn bản của cơ quan có thẩm quyền cho phép sử dụng các nguồn vốn viện trợ, vay nợ của nước ngoài hay nguồn vốn Ngân sách Nhà nước khác cho công trình.
5- Văn bản bảo lãnh của Ngân hàng (nếu hợp đồng nhập khẩu thiết bị quy định cần có bảo lãnh thanh toán của Ngân hàng).
6- Các giấy tờ, văn bản khác mà Bộ Thương mại hoặc Hội đồng thẩm định Nhà nước yêu cầu.
7- Hồ sơ được lập thành 4 bộ (nếu thuộc phê duyệt của Bộ Thương mại) và 8 bộ (nếu thuộc phê duyệt của Hội đồng thẩm định Nhà nước).
Hồ sơ phải có một bộ văn bản gốc, các bộ trực tiếp theo có thể là bản sao.