Điều 9. Sao, chụp, lưu trữ, bảo quản, vận chuyển, giao, nhận, mang ra khỏi nơi lưu trữ và thời hạn lưu trữ hồ sơ thiết kế kỹ thuật tài liệu bảo an; tiêu hủy tài liệu bảo an.
1. Việc thực hiện sao, chụp, lưu trữ, bảo quản, vận chuyển, giao, nhận, mang ra khỏi nơi lưu trữ hồ sơ thiết kế kỹ thuật tài liệu bảo an phải được Thủ trưởng đơn vị quản lý hồ sơ phê duyệt. Đối với hồ sơ có thiết kế kỹ thuật thuộc danh mục bí mật nhà nước thì việc thực hiện sao, chụp, lưu trữ, bảo quản, vận chuyển, giao, nhận, mang ra khỏi nơi lưu trữ thiết kế kỹ thuật đó theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Quy trình lưu trữ, khai thác hồ sơ thiết kế kỹ thuật tài liệu bảo an:
a) Thu thập tài liệu;
b) Sắp xếp tài liệu lưu trữ;
c) Xác định thời hạn lưu trữ hồ sơ;
d) Lưu trữ hồ sơ tài liệu vào kho lưu trữ;
đ) Khai thác, sử dụng hồ sơ tài liệu;
e) Quản lý, theo dõi và cập nhật hồ sơ tài liệu;
g) Hủy tài liệu hết giá trị.
3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ thiết kế kỹ thuật tài liệu bảo an
Hồ sơ thiết kế kỹ thuật tài liệu bảo an được lưu trữ vĩnh viễn hoặc theo quy định của văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành về tài liệu bảo an đó.
4. Tiêu hủy tài liệu bảo an
Thủ trưởng cơ quan quản lý tài liệu bảo an quyết định việc tiêu hủy nguyên liệu, vật liệu dùng làm thử, hỏng, thừa; các sản phẩm trung gian hỏng, thừa; các khuôn, mẫu không có nhu cầu sử dụng lại; tài liệu bảo an dư thừa trong quá trình chế tạo, sản xuất; tài liệu bảo an được thu hồi sau khi sử dụng (trừ những tài liệu đang trong quá trình điều tra, xác minh, giám định) như sau:
a) Thành lập hội đồng tiêu hủy (bao gồm: Đại diện thủ trưởng cơ quan, đơn vị, tổ chức và các cá nhân có liên quan đến việc thiết kế, chế tạo, sản xuất tài liệu bảo an được tiêu hủy) hoặc trực tiếp giao đơn vị trực thuộc tiêu hủy;
b) Cách thức, phương pháp thực hiện tiêu hủy: Đốt, nghiền, cắt, sử dụng hóa chất hoặc bằng hình thức khác đảm bảo tài liệu bảo an không còn hình dạng ban đầu, không thể tái sử dụng và không nhìn, ghép được hình ảnh. Đơn vị tiêu hủy phải xử lý rác thải theo quy định về bảo vệ môi trường, việc tiêu hủy phải được lập thành biên bản;
c) Hồ sơ tiêu hủy bao gồm: Quyết định thành lập Hội đồng hoặc văn bản giao đơn vị trực thuộc thực hiện tiêu hủy; danh mục cần tiêu hủy; biên bản tiêu hủy; hình ảnh thực hiện tiêu hủy.