Điều 9. Lập, quản lý hồ sơ giải trình
1. Người có trách nhiệm giải trình phải mở sổ để theo dõi, quản lý việc thực hiện yêu cầu giải trình theo quy định của pháp luật.
2. Trường hợp đủ điều kiện để thực hiện việc giải trình, người giải trình tự mình hoặc chỉ đạo việc mở, lập hồ sơ giải trình theo trình tự sau:
a) Mở hồ sơ giải trình: thời điểm mở hồ sơ là ngày tiếp nhận yêu cầu giải trình.
b) Thu thập, phân loại văn bản, tài liệu, lập mục lục để quản lý, bao gồm: thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung yêu cầu giải trình, kết quả xác minh, văn bản giải trình.
c) Đóng hồ sơ giải trình: thời điểm đóng hồ sơ là ngày người có thẩm quyền thực hiện xong việc gửi văn bản giải trình và công khai văn bản giải trình.
3. Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ thời điểm đóng hồ sơ, người giải trình thực hiện việc sắp xếp, lập mục lục và bàn giao hồ sơ cho bộ phận lưu trữ của cơ quan thực hiện việc giải trình theo quy định pháp luật.
4. Hồ sơ giải trình được sắp xếp bảo đảm cho việc khai thác, sử dụng thuận tiện, nhanh chóng theo thứ tự sau:
a) Văn bản yêu cầu giải trình hoặc bản ghi lời yêu cầu giải trình;
b) Văn bản cử người đại diện (nếu có);
c) Thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung việc giải trình;
d) Báo cáo thu thập, xác minh thông tin, tài liệu;
đ) Văn bản giải trình;
e) Các tài liệu khác có liên quan.