Điều 11. Tạo lập, cập nhật bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân
1. Mỗi cá nhân có một bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử thống nhất và duy nhất trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, tương ứng với số định danh cá nhân; tất cả thông tin hộ tịch của cá nhân được đăng ký hoặc có sự thay đổi, điều chỉnh đều được cập nhật, lưu vết vào bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử.
2. Trường hợp bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân được thiết lập thông qua việc đăng ký khai sinh mới trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung thì bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân được cập nhật tự động.
Trường hợp thiết lập bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân thông qua đăng ký các việc hộ tịch khác không phải đăng ký khai sinh hoặc thông qua việc số hóa Sổ hộ tịch theo quy định tại Điều 10 của Thông tư này, thì công chức làm công tác hộ tịch có trách nhiệm sử dụng các chức năng tiện ích trên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thông qua số định danh cá nhân, cập nhật thông tin của công dân vào bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân. Trường hợp chưa có số định danh cá nhân thì căn cứ vào các thông tin cơ bản của cá nhân như số chứng minh nhân dân, họ, chữ đệm, tên, giới tính, ngày, tháng, năm sinh, họ, chữ đệm, tên, năm sinh của cha, mẹ để xác định số định danh cá nhân, bảo đảm bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân không bị trùng lặp.
3. Sau khi cập nhật bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân theo quy định tại Khoản 2 Điều này và nhận được số định danh cá nhân, cơ quan đăng ký hộ tịch căn cứ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thực hiện ghi bổ sung số định danh cá nhân vào mục số định danh cá nhân trong Sổ đăng ký khai sinh. Trường hợp Sổ đăng ký khai sinh trước đây không có mục số định danh cá nhân thì ghi vào cột Ghi chú trong Sổ đăng ký khai sinh, ghi rõ căn cứ: "bổ sung số định danh cá nhân từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử" và thực hiện ký, đóng dấu; đính kèm bản chụp trang Sổ đăng ký khai sinh tương ứng đã có nội dung ghi bổ sung vào bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử của cá nhân trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử.
4. Trường hợp Giấy khai sinh bản chính của công dân được cấp từ sau ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng chưa có số định danh cá nhân, công dân có yêu cầu bổ sung thì cơ quan đăng ký hộ tịch căn cứ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoặc Căn cước công dân hoặc văn bản thông báo số định danh cá nhân được cấp hợp lệ để bổ sung thông tin hộ tịch theo quy định.