Điều 16. Lưu giữ và quản lý hồ sơ nhận in xuất bản phẩm quy định tại Khoản 1 Điều 35 Luật xuất bản
Người đứng đầu cơ sở in xuất bản phẩm phải tổ chức thực hiện lưu giữ và quản lý hồ sơ nhận in xuất bản phẩm trong 24 tháng, kể từ ngày ký hợp đồng in. Hồ sơ phải lưu giữ gồm:
1. Đối với xuất bản phẩm của nhà xuất bản:
a) Bản chính quyết định xuất bản của giám đốc (tổng giám đốc) nhà xuất bản;
b) Bản chính hợp đồng chế bản, in, gia công sau in xuất bản phẩm giữa cơ sở in và nhà xuất bản;
c) Bản chính phiếu duyệt bản thảo trong trường hợp bản thảo có phiếu duyệt kèm theo và một trong các loại bản thảo in trên giấy thông thường, trên giấy can, trên phim, bản thảo điện tử đáp ứng các quy định tại Điều 5 Thông tư này.
2. Đối với tài liệu không kinh doanh được cấp giấy phép xuất bản:
a) Bản chính giấy phép xuất bản tài liệu không kinh doanh;
b) Bản chính hợp đồng chế bản, in, gia công sau in xuất bản phẩm giữa cơ sở in với cơ quan, tổ chức được cấp giấy phép xuất bản tài liệu không kinh doanh;
c) Bản thảo in trên giấy thông thường có đóng dấu của cơ quan cấp giấy phép xuất bản đối với tài liệu không kinh doanh.
3. Đối với xuất bản phẩm in gia công cho nước ngoài:
a) Bản chính giấy phép in gia công xuất bản phẩm cho nước ngoài;
b) Bản thảo có đóng dấu của cơ quan cấp giấy phép in gia công xuất bản phẩm cho nước ngoài.
4. Trường hợp thực hiện hợp tác chế bản, in, gia công sau in xuất bản phẩm theo quy định pháp luật, ngoài việc lưu giữ bản sao hồ sơ nhận in xuất bản phẩm theo từng trường hợp quy định tại các khoản 1, 2 và 3 Điều này, cơ sở in còn phải lưu giữ tài liệu sau đây:
a) Bản chính văn bản của tổ chức, cá nhân có xuất bản phẩm, tài liệu không kinh doanh chấp thuận cho các cơ sở in được hợp tác theo quy định của pháp luật;
b) Bản chính hợp đồng hợp tác chế bản, in, gia công sau in xuất bản phẩm.
5. Sổ ghi chép, quản lý ấn phẩm nhận chế bản, in, gia công sau in ghi đầy đủ thông tin (Sổ được lập theo mẫu ban hành kèm theo Nghị định số 25/2018/NĐ-CP và được ghi chung thông tin của xuất bản phẩm nhận in với các sản phẩm không phải xuất bản phẩm trên cùng một Sổ).
6. Hồ sơ nhận in xuất bản phẩm quy định tại các khoản từ 1 đến 4 Điều này, cơ sở in xuất bản phẩm phải lưu giữ đầy đủ bản chính theo hình thức bản giấy, trừ trường hợp bản chính là bản điện tử thì lưu giữ bằng hình thức điện tử (lưu giữ trên thiết bị lưu trữ dữ liệu, máy tính hoặc loại hình khác) bảo đảm thuận lợi cho việc truy cập, tra cứu khi cần thiết hoặc khi có yêu cầu phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.