Điều 12. Nộp hồ sơ, mở, kiểm tra xác nhận tính hợp lệ của hồ sơ tham gia tuyển chọn, giao trực tiếp thực hiện nhiệm v ụ khoa học và công nghệ
1. Nộp hồ sơ
a) Bộ hồ sơ phải được niêm phong và ghi rõ bên ngoài: tên nhiệm vụ KH&CN; tên, địa chỉ của tổ chức, cá nhân đăng ký chủ trì nhiệm vụ KH&CN, danh sách tài liệu, văn bản có trong hồ sơ.
b) Số lượng hồ sơ: 01 bộ hồ sơ gốc (có dấu và chữ ký trực tiếp) trình bày và in trên khổ giấy A4, sử dụng phông chữ Tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 6909:2001, cỡ chữ 13 hoặc 14 và 01 bản điện tử của hồ sơ ghi trên đĩa quang hoặc USB (dạng PDF, không đặt mật khẩu).
c) Đơn vị tiếp nhận hồ sơ: Đơn vị tiếp nhận hồ sơ là Đơn vị quản lý nhiệm vụ KH&CN của Ủy ban (gồm cả nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện). Trường hợp gửi qua đường bưu điện, Đơn vị quản lý nhiệm vụ KH&CN của Ủy ban chủ trì phối hợp với Văn thư Ủy ban Dân tộc xác nhận dấu đến để làm căn cứ xác định thời điểm nộp hồ sơ.
d) Hồ sơ phải nộp đúng hạn theo thông báo tuyển chọn, giao trực tiếp. Ngày nhận hồ sơ được tính là ngày ghi của dấu bưu điện (trường hợp gửi qua bưu điện) hoặc dấu đến của Văn thư Ủy ban Dân tộc hoặc Bản xác nhận nộp hồ sơ của Đơn vị quản lý nhiệm vụ KH&CN của Ủy ban (trường hợp gửi trực tiếp). Khi chưa hết thời hạn nộp hồ sơ, tổ chức, cá nhân có quyền rút, sửa đổi, thay hồ sơ mới. Mọi bổ sung và sửa đổi phải nộp trong thời hạn quy định và là bộ phận cấu thành của hồ sơ.
2. Mở và kiểm tra xác nhận tính hợp lệ của hồ sơ
a) Kết thúc thời hạn nhận hồ sơ đăng ký tuyển chọn, giao trực tiếp, trong thời hạn 07 ngày làm việc Đơn vị quản lý nhiệm vụ KH&CN của Ủy ban thực hiện việc mở, kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của hồ sơ với sự tham dự của đại diện các cơ quan liên quan (nếu cần), đại diện tổ chức, cá nhân đăng ký tham gia tuyển chọn, giao trực tiếp.
b) Hồ sơ hợp lệ là hồ sơ được chuẩn bị theo đúng biểu mẫu, không có bất kỳ một sai sót nào và đáp ứng đầy đủ các quy định tại Điều 11 Quy định này. Hồ sơ được đưa ra hội đồng là những hồ sơ hợp lệ.
c) Kết quả mở hồ sơ được ghi thành biên bản theo mẫu (M3-BBMHS).
d) Đối với hồ sơ giao trực tiếp nếu chưa hợp lệ, Đơn vị quản lý nhiệm vụ KH&CN của Ủy ban yêu cầu tổ chức, cá nhân được giao trực tiếp bổ sung, chỉnh sửa. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, tổ chức, cá nhân được giao trực tiếp có trách nhiệm nộp hồ sơ về Đơn vị quản lý nhiệm vụ KH&CN của Ủy ban. Trường hợp hồ sơ tiếp tục không hợp lệ, Đơn vị quản lý nhiệm vụ KH&CN của Ủy ban báo cáo đề xuất Lãnh đạo Ủy ban thay thế tổ chức, cá nhân để giao trực tiếp thực hiện.