Điều 16. Nhiệm vụ và quyền hạn của Ban QLDA quy định tại Điều 40 của Nghị định số 38/2013/NĐ-CP
1. Hỗ trợ chủ dự án lập kế hoạch tổng thể và kế hoạch hàng năm thực hiện chương trình, dự án theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 40 của Nghị định số 38/2013/NĐ-CP:
Ban QLDA hỗ trợ chủ dự án xây dựng kế hoạch tổng thể và kế hoạch hàng năm thực hiện chương trình, dự án (kế hoạch giải ngân, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch đấu thầu,...) trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Trong các kế hoạch này phải xác định rõ các nguồn lực sử dụng, tiến độ thực hiện, thời hạn hoàn thành, mục tiêu chất lượng và tiêu chí chấp nhận kết quả đối với từng hoạt động của chương trình, dự án để làm cơ sở theo dõi, đánh giá.
Kế hoạch tổng thể thực hiện chương trình, dự án phải được cơ quan chủ quản phê duyệt chậm nhất 3 tháng trước ngày khởi động chương trình, dự án.
Kế hoạch thực hiện chương trình, dự án hàng năm phải được xây dựng và phê duyệt trên cơ sở thống nhất với nhà tài trợ, phù hợp với lịch biểu xây dựng kế hoạch phân bổ vốn hàng năm cho chương trình, dự án của cơ quan chủ quản và tiến độ thực hiện chương trình, dự án theo Điều ước quốc tế cụ thể về ODA và vốn vay ưu đãi đã ký kết.
2. Hỗ trợ chủ dự án trong công tác chuẩn bị thực hiện và thực hiện chương trình, dự án theo quy định tại Điểm b Khoản 3 Điều 40 của Nghị định số 38/2013/NĐ-CP.
3. Thực hiện các hoạt động đấu thầu và hỗ trợ chủ dự án trong công tác quản lý hợp đồng theo quy định tại Điểm c Khoản 3 Điều 40 của Nghị định số 38/2013/NĐ-CP.
a) Thực hiện nhiệm vụ về đấu thầu do chủ dự án giao phù hợp với quy định của pháp luật về đấu thầu và các quy định đấu thầu của nhà tài trợ;
b) Quản lý việc thực hiện các nghĩa vụ quy định tại hợp đồng đã được người có thẩm quyền ký kết với nhà thầu (trên các phương diện: tiến độ, khối lượng, chất lượng, an toàn lao động và vệ sinh môi trường). Theo dõi, giám sát, đánh giá hoạt động và kết quả hoạt động của nhà thầu. Kịp thời giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện các hợp đồng theo thẩm quyền;
c) Tổ chức thực hiện nghiệm thu sản phẩm, thanh quyết toán theo quy định của pháp luật.
4. Hỗ trợ chủ dự án trong công tác giải ngân, quản lý tài chính và tài sản của chương trình, dự án theo quy định tại Điểm d Khoản 3 Điều 40 của Nghị định số 38/2013/NĐ-CP.
Thực hiện các thủ tục giải ngân, quản lý tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật và phù hợp với các quy định của nhà tài trợ.
5. Thực hiện công tác theo dõi và đánh giá tình hình thực hiện chương trình, dự án theo quy định tại Điểm đ Khoản 3 Điều 40 của Nghị định số 38/2013/NĐ-CP.
Tổ chức theo dõi và đánh giá tình hình thực hiện các chương trình, dự án theo quy định tại Điều 55 của Nghị định số 38/2013/NĐ-CP và Điều 24 của Thông tư này.
6. Chuẩn bị để chủ dự án nghiệm thu và bàn giao các kết quả đầu ra của chương trình, dự án sau khi hoàn thành; hoàn tất công tác kiểm toán, bàn giao tài sản của chương trình, dự án; lập báo cáo kết thúc và báo cáo quyết toán chương trình, dự án theo quy định tại Điểm e Khoản 3 Điều 40 của Nghị định số 38/2013/NĐ-CP, trong đó:
a) Chuẩn bị để chủ dự án nghiệm thu chương trình, dự án và bàn giao chương trình, dự án đã hoàn thành cho đơn vị tiếp nhận theo quy định để vận hành, khai thác;
b) Lập báo cáo kết thúc chương trình, dự án và báo cáo quyết toán chương trình, dự án trong thời hạn quy định tại Điều 49 của Nghị định số 38/2013/NĐ-CP.
7. Thực hiện các nhiệm vụ khác do chủ dự án giao theo quy định tại Điểm g Khoản 3 Điều 40 của Nghị định số 38/2013/NĐ-CP, bao gồm:
a) Quản lý hành chính và chức năng điều phối:
- Tổ chức văn phòng và quản lý nhân sự Ban QLDA. - Thiết lập hệ thống thông tin nội bộ, tập hợp, phân loại, lưu trữ toàn bộ thông tin, tư liệu gốc liên quan đến chương trình, dự án và Ban quản lý dự án theo các quy định của pháp luật.
- Đại diện theo ủy quyền của chủ dự án trong các giao dịch dân sự trong phạm vi đại diện được xác định tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban QLDA và tại các văn bản ủy quyền.
- Làm đầu mối của chủ dự án và các cơ quan tham gia thực hiện chương trình, dự án trong việc liên hệ với nhà tài trợ về các vấn đề liên quan trong quá trình thực hiện chương trình, dự án.
- Làm đầu mối phối hợp với các đơn vị chức năng của chủ dự án tham gia các hoạt động của chương trình, dự án.
b) Trách nhiệm về minh bạch và giải trình:
- Thiết lập và tổ chức thực hiện cơ chế kiểm soát nội bộ, bao gồm kiểm soát tài chính của chương trình, dự án.
- Chuẩn bị để chủ dự án thông báo công khai nội dung, tổ chức, tiến độ thực hiện và ngân sách của chương trình, dự án cho những đối tượng thụ hưởng trực tiếp của chương trình, dự án và chính quyền địa phương, các cơ quan dân cử, các tổ chức chính trị, xã hội tại địa bàn dự án.
- Cung cấp các thông tin chính xác và trung thực cho các cơ quan bảo vệ pháp luật, kiểm tra, thanh tra, kiểm toán, nhà tài trợ, các cơ quan thông tin đại chúng và cá nhân liên quan trong khuôn khổ nhiệm vụ và trách nhiệm được giao, ngoại trừ những thông tin được giới hạn phổ biến theo luật định.