Điều 4. Phương thức phối hợp
Tùy theo tính chất, nội dung của công việc, cơ quan chủ trì quyết định áp dụng một trong các phương thức phối hợp sau:
1. Lấy ý kiến bằng văn bản và đề nghị cung cấp hồ sơ
a) Cơ quan chủ trì có văn bản đề nghị tham gia ý kiến và gửi kèm hồ sơ, tài liệu liên quan đến nội dung cần xin ý kiến cho cơ quan phối hợp. Văn bản đề nghị phải xác định rõ nội dung, thời gian cần xin ý kiến đối với từng cơ quan phối hợp. Cơ quan được đề nghị phối hợp có trách nhiệm nghiên cứu, trả lời bằng văn bản và cung cấp tài liệu (nếu có) theo nội dung và thời hạn đề nghị của cơ quan chủ trì, chịu trách nhiệm về ý kiến tham gia. Đến thời hạn quy định mà cơ quan phối hợp không có văn bản tham gia ý kiến gửi cơ quan chủ trì thì cơ quan phối hợp phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND tỉnh về việc không tham gia ý kiến.
b) Cơ quan chủ trì có trách nhiệm nghiên cứu tiếp thu, tổng hợp ý kiến tham gia của các cơ quan phối hợp; trường hợp không tiếp thu ý kiến của cơ quan phối hợp thì phải có văn bản giải trình, nêu rõ lý do và phải chịu trách nhiệm về việc không tiếp thu ý kiến đó.
2. Lấy ý kiến tại cuộc họp
a) Chậm nhất là 05 ngày làm việc trước ngày họp, cơ quan chủ trì có văn bản mời họp gửi các cơ quan phối hợp, trong đó nêu rõ nội dung, thành phần tham dự, thời gian và địa điểm tổ chức cuộc họp; đồng thời, gửi kèm hồ sơ, tài
liệu liên quan đến nội dung cuộc họp cho cơ quan phối hợp (trừ những trường hợp đột xuất theo yêu cầu của đơn vị cấp trên nhưng đơn vị chủ trì chưa kịp chuẩn bị hồ sơ, tài liệu).
b) Người đứng đầu cơ quan phối hợp có trách nhiệm trực tiếp tham dự hoặc ủy quyền cho cấp phó tham dự cuộc họp và ký biên bản. Người dự họp có trách nhiệm nghiên cứu hồ sơ, tài liệu, chuẩn bị ý kiến về các nội dung được lấy ý kiến. Ý kiến của lãnh đạo dự họp là ý kiến chính thức của cơ quan, đơn vị. Trường hợp không thể tham dự, chậm nhất 01 (một) ngày làm việc kể từ ngày tổ chức cuộc họp, người đứng đầu phải ký văn bản tham gia ý kiến và gửi cơ quan chủ trì.
c) Cơ quan chủ trì có trách nhiệm ghi đầy đủ nội dung cuộc họp bằng văn bản. Phần kết luận hội nghị ghi rõ nội dung thống nhất và nội dung không thống nhất. Trường hợp các cơ quan tham dự thống nhất về các nội dung được đưa ra tại cuộc họp thì biên bản chỉ cần ghi nhận nội dung thống nhất chung, không phải ghi riêng ý kiến của từng thành viên. Trường hợp còn có nội dung chưa thống nhất thì biên bản phải ghi rõ ý kiến của từng cơ quan, thành viên tham dự đối với nội dung còn có ý kiến khác nhau. Kết thúc cuộc họp, người đứng đầu hoặc cấp phó được ủy quyền của các cơ quan, đơn vị tham dự ký biên bản để xác nhận nội dung, ý kiến chính thức của cơ quan, đơn vị mình.
3. Cử cán bộ tham gia đoàn thanh tra, đoàn kiểm tra
a) Cơ quan chủ trì có văn bản đề nghị cơ quan phối hợp cử cán bộ tham
gia đoàn thanh tra, đoàn kiểm tra.
b) Thủ trưởng cơ quan phối hợp có văn bản cử cán bộ có chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp với tính chất và nội dung công việc tham gia đoàn thanh tra, đoàn kiểm tra để giúp cơ quan chủ trì giải quyết công việc được thuận lợi và đảm bảo đúng nguyên tắc phối hợp.
c) Cán bộ được cử tham gia đoàn thanh tra, đoàn kiểm tra có trách nhiệm phối hợp với đoàn thanh tra, đoàn kiểm tra tổ chức thực hiện theo quy định của pháp luật.