Điều 9. Chức năng, nhiệm vụ của các Tiểu ban và Ban Thư ký:
1. Tiểu ban Nội dung có nhiệm vụ chủ trì, phối hợp với các Bộ, cơ quan liên quan soạn thảo các văn kiện hội nghị; chuẩn bị nội dung cho các cuộc họp trù bị của ASEAN, giữa ASEAN với các đối tác bên ngoài; cùng các Tiểu ban khác tiến hành tổ chức hội nghị và thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban Quốc gia giao;
2. Tiểu ban Lễ tân chịu trách nhiệm thu xếp chương trình làm việc của các hội nghị, đại biểu (bao gồm cả hoạt động song phương); chuẩn bị nơi ăn, ở đón tiễn, phương tiện đi lại, chiêu đãi, tặng phẩm; tổ chức thực hiện nghi lễ nhà nước và các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban Quốc gia phân công;
3. Tiểu ban An ninh – Y tế có nhiệm vụ bảo đảm an ninh, trật tự an toàn xã hội, vệ sinh thực phẩm, trật tự giao thông… trong suốt thời gian tổ chức các hội nghị, sự kiện của ASEAN;
4. Tiểu ban Vật chất – Hậu cần có trách nhiệm bảo đảm vật chất – hậu cần cho các hoạt động, hội nghị của ASEAN trong năm 2010 (địa điểm họp, thiết bị làm việc, phương tiện đi lại, thông tin liên lạc, nơi ở của đại biểu, chiêu đãi nhà nước nếu có; chuẩn bị tặng phẩm theo chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban…); chủ trì vận động các đơn vị, cá nhân trong và ngoài nước tài trợ cho hội nghị, hoạt động của ASEAN;
5. Tiểu ban Văn hóa – Tuyên truyền chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện việc đưa tin, tuyên truyền, quảng bá các hoạt động, hội nghị của ASEAN (nội dung, mức độ, hình thức tuyên truyền); quản lý và vận hành Trung tâm báo chí và phòng họp báo; quản lý, đón tiếp phóng viên nước ngoài; hướng dẫn việc đưa tin của phóng viên trong nước…;
6. Ban Thư ký về ASEAN 2010 có các nhiệm vụ cụ thể như sau:
a) Giúp Ủy ban theo dõi, đôn đốc các Tiểu ban lập kế hoạch, chương trình công tác, thực hiện công tác chuẩn bị và tổ chức các hội nghị, sự kiện của ASEAN tại Việt Nam trong năm 2010; soạn thảo các báo cáo, đề án trình lãnh đạo cấp cao;
b) Phối hợp, điều hòa hoạt động của các Tiểu ban, các Bộ, cơ quan, địa phương trong quá trình chuẩn bị và tổ chức các sự kiện liên quan đến vai trò Chủ tịch ASEAN trong năm 2010;
c) Phối hợp với các Tiểu ban và các Bộ, cơ quan, địa phương trong việc chuẩn bị tài liệu, văn kiện, chương trình hoạt động… phục vụ các hội nghị cấp cao và các hội nghị cấp Bộ trưởng;
d) Phối hợp với các Bộ, cơ quan tổ chức các hội nghị chuyên ngành và những hoạt động khác thuộc thẩm quyền Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ theo thông lệ của ASEAN.