Điều 22. Công tác chuẩn bị hội nghị, họp
1. Duyệt chủ trương:
a) Giám đốc Sở quyết định các hội nghị, cuộc họp sau :
- Hội nghị toàn ngành (trước khi tiến hành Hội nghị phải xin ý kiến của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh);
- Hội nghị chuyên đề, tập huấn (thuộc lĩnh vực Giám đốc Sở chủ trì);
- Họp lãnh đạo Sở thường kỳ hàng tháng, hàng quý;
- Họp giao ban lãnh đạo Sở hàng tuần;
- Họp tập thể lãnh đạo Sở, các cuộc họp khác để giải quyết công việc;
- Lãnh đạo Sở làm việc với lãnh đạo các Sở, lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp huyện.
b) Phó Giám đốc Sở quyết định chủ trương các cuộc họp thuộc lĩnh vực Phó Giám đốc Sở được phân công phụ trách, gồm:
- Họp, làm việc tại các cơ quan, đơn vị, địa phương;
- Hội nghị chuyên đề, tập huấn;
- Các cuộc họp khác để giải quyết công việc do Phó Giám đốc Sở chủ trì.
c) Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị quyết định các cuộc họp do lãnh đạo cơ quan, đơn vị chủ trì để giải quyết các công việc chuyên môn và các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ.
2. Xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị:
Đơn vị chủ trì chuẩn bị nội dung chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức hội nghị để xin ý kiến lãnh đạo Sở quyết định về:
- Nội dung hội nghị, phân công chuẩn bị các báo cáo;
- Thành phần, thời gian, địa điểm họp;
- Dự trù kinh phí (nội dung chi, nguồn tài chính);
- Dự kiến thành lập Ban tổ chức hội nghị (nếu có);
- Dự kiến chương trình hội nghị;
- Các vấn đề cần thiết khác.
3. Chuẩn bị và thông qua báo cáo:
a) Văn phòng Sở thông báo cho các cơ quan, đơn vị, phòng chuyên môn liên quan biết các báo cáo chính, báo cáo tóm tắt và các tài liệu cần phải chuẩn bị. Cơ quan, đơn vị, phòng chuyên môn chủ trì nội dung được phân công dự thảo và trình Giám đốc Sở, Phó Giám đốc Sở phụ trách lĩnh vực duyệt báo cáo và các tài liệu cần thiết khác. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, phòng chuyên môn được phân công có trách nhiệm kiểm tra kỹ về nội dung, hình thức các báo cáo, tài liệu trước khi trình lãnh đạo Sở duyệt.
b) Thời hạn trình lãnh đạo Sở duyệt báo cáo:
- Báo cáo chính phải gửi Văn phòng Sở trước ngày hội nghị ít nhất 05 ngày làm việc để kịp hoàn tất các thủ tục trình lãnh đạo Sở phê duyệt;
- Các chương trình, dự án lớn phải thông qua tại cuộc họp lãnh đạo Sở thường kỳ hàng tháng và phải gửi đến lãnh đạo Sở trước ngày họp 02 ngày;
- Các báo cáo chuyên đề cần lãnh đạo Sở phụ trách lĩnh vực duyệt phải gửi trước ngày họp 01 ngày.
c) Đối với hội nghị ngành có nội dung liên quan đến nhiều cơ quan, đơn vị, phòng chuyên môn, Văn phòng Sở có trách nhiệm đôn đốc các cơ quan, đơn vị, phòng chuyên môn dự thảo báo cáo và trình Lãnh đạo Sở đúng thời gian quy định; kịp thời báo cáo Lãnh đạo Sở giải quyết những vấn đề vượt quá khả năng và quyền hạn của cơ quan, đơn vị, phòng chuyên môn.
Các cuộc họp chỉ đề cập đến một nội dung theo chuyên ngành thì cơ quan, đơn vị, phòng chuyên môn chủ trì chuẩn bị nội dung theo kế hoạch;
d) Các báo cáo thông qua lãnh đạo Sở gồm: Báo cáo tổng kết công tác chỉ đạo điều hành sáu tháng, một năm, năm năm của Sở; Báo cáo tổng kết thực hiện các chương trình, dự án, công việc quy định tại khoản 3 Điều 3 của Quy chế này; Báo cáo kết quả triển khai thực hiện các chương trình lớn của Sở.
4. Mời họp: Văn phòng Sở hoặc cơ quan, đơn vị, phòng chuyên môn chủ trì tổ chức họp gửi giấy mời đúng danh sách thành phần mời họp. Giấy mời cấp lãnh đạo cơ quan, đơn vị, lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp huyện và tương tương trở lên dự họp phải do lãnh đạo Sở ký.
5. In tài liệu và chuẩn bị các điều kiện phục vụ họp:
a) Văn phòng Sở chịu trách nhiệm in ấn các tài liệu họp do các phòng chuyên môn thuộc Sở chuẩn bị. Các cơ quan, đơn vị thuộc Sở mà có kinh phí riêng phải tự in tài liệu họp theo số lượng cần thiết;
b) Nếu tổ chức họp ở trong cơ quan Sở, Văn phòng Sở chịu trách nhiệm bố trí phòng họp. Nếu tổ chức họp ở ngoài cơ quan Sở (trên địa bàn huyện, thị xã, thành phố khác), Văn phòng Sở bố trí xe đưa đón chung, nơi ăn, nghỉ cho đại biểu thuộc cơ quan Sở. Đại biểu các cơ quan, đơn vị có kinh phí riêng do các đơn vị đó bảo đảm phương tiện đi lại và ăn nghỉ theo chế độ hiện hành;
c) Kinh phí cuộc họp được chi theo quy định chung của Nhà nước và kế hoạch được duyệt nhưng bảo đảm tiết kiệm;
d) Chương trình họp do cơ quan, đơn vị được phân công chủ trì dự thảo, trình lãnh đạo Sở duyệt.