Điều 4. Cách thức phối hợp
1. Trao đổi, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc cung cấp thông tin bằng văn bản theo đề nghị của cơ quan chủ trì về những vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan phối hợp. Việc lấy ý kiến bằng văn bản được thực hiện kịp thời, phù hợp với quy định của pháp luật và được tiến hành theo trình tự sau:
a) Cơ quan chủ trì có văn bản đề nghị đến các cơ quan phối hợp, trong thời hạn được ấn định tại văn bản đề nghị của cơ quan chủ trì, cơ quan phối hợp có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho cơ quan chủ trì;
b) Cơ quan phối hợp chịu trách nhiệm về các thông tin đã cung cấp của mình. Trường hợp cơ quan phối hợp đã quá thời gian quy định mà chưa phúc đáp hoặc không có văn bản trả lời theo đề nghị của cơ quan chủ trì thì phải có văn bản nêu rõ lý do và chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp.
2. Lấy ý kiến tại cuộc họp hoặc phối hợp kiểm tra thực địa được thực hiện theo trình tự sau:
a) Cơ quan chủ trì tổ chức cuộc họp hoặc kiểm tra thực địa có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu có liên quan và gửi cho cơ quan phối hợp.
b) Cơ quan phối hợp có trách nhiệm cử người tham gia đúng thành phần mời. Người được cử tham gia thực hiện theo nhiệm vụ phối hợp được phân công, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và báo cáo kết quả thực hiện với lãnh đạo cơ quan.
3. Các hình thức khác do cơ quan chủ trì thống nhất với cơ quan phối hợp nhưng phải đảm bảo nguyên tắc tại Điều 3 Quy chế này.