Điều 11. Cấp đổi hiện vật khen thưởng
1. Hồ sơ đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng cấp tỉnh có 01 bộ (bản chính) gồm:
a) Công văn đề nghị cấp đổi của phòng, ban, đơn vị thuộc, trực thuộc cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương hoặc đơn đề nghị cấp đổi của cá nhân, hộ gia đình khi có hiện vật khen thưởng bị hư hỏng không còn giá trị sử dụng và hư hỏng vì lý do khách quan như thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn hoặc do in sai bằng.
b) Công văn đề nghị cấp đổi của cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương kèm danh sách theo Mẫu số 2.1, 2.5 Phụ lục II của Quy định này gửi về Sở Nội vụ đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng cấp tỉnh.
2. Thủ tục cấp đổi hiện vật khen thưởng cấp tỉnh:
a) Phòng, ban, đơn vị thuộc, trực thuộc cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương có công văn, cá nhân, hộ gia đình có đơn đề nghị cấp đổi (Mẫu số 2.1 và 2.2 Phụ lục II của Quy định này) gửi cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương đã trình khen thưởng cho cá nhân, tập thể, hộ gia đình kèm theo hiện vật khen thưởng đề nghị cấp đổi.
b) Cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương đối chiếu với hồ sơ lưu, xác nhận, tổng hợp và gửi Công văn đề nghị cấp đổi kèm theo danh sách (Mẫu số 2.5 Phụ lục II của Quy định này) về Sở Nội vụ kèm theo hiện vật khen thưởng đề nghị cấp đổi.
c) Xác nhận khen thưởng và thực hiện cấp đổi hiện vật khen thưởng:
Căn cứ công văn đề nghị cấp đổi hiện vật khen thưởng của cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương, Sở Nội vụ tra cứu, xác nhận khen thưởng và thực hiện cấp đổi hiện vật khen thưởng và giữ lại hiện vật khen thưởng cũ, hư hỏng; thực hiện thanh lý, tiêu hủy theo quy định của pháp luật.
Hiện vật khen thưởng cấp đổi do Ban Thi đua - Khen thưởng, Sở Nội vụ chịu trách nhiệm mua sắm, in ấn theo mẫu quy định. Hiện vật khen thưởng cấp đổi chỉ thực hiện đối với Kỷ niệm chương và Bằng của các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng thuộc thẩm quyền khen thưởng của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh.
Mẫu bằng cấp đổi do các đồng chí lãnh đạo đã hết nhiệm kỳ ký được in theo thiết kế tại thời điểm tập thể, cá nhân, hộ gia đình được khen thưởng, trong đó: Câu thành tích viết theo quyết định khen thưởng, phía dưới bên phải bằng in sẵn mẫu con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền khen thưởng tại thời điểm đó (mẫu con dấu và mẫu chữ ký in sẵn được phục chế từ: mẫu con dấu và chữ ký trong bằng đã được khen thưởng trước đây; quyết định khen thưởng; văn bản giới thiệu chữ ký của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; văn bản quy định mẫu con dấu của Bộ Công an); phía dưới bên trái bằng ghi “Quyết định khen thưởng số, ngày, tháng, năm; số sổ vàng” và ghi “Chứng nhận cấp đổi bằng số: .../GCN-SNV. Tập thể cá nhân khi được cấp đổi bằng sẽ được nhận kèm theo Giấy chứng nhận cấp đổi (Mẫu số 2.7 Phụ lục II của Quy định này).
Mẫu bằng cấp đổi do các đồng chí lãnh đạo đang đương nhiệm ký được thực hiện theo mẫu bằng quy định hiện hành. Sở Nội vụ tổng hợp danh sách, xác nhận, đề nghị Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh đóng dấu bằng.
3. Thời hạn giải quyết cấp đổi hiện vật khen thưởng
a) Cơ quan, đơn vị, địa phương có trách nhiệm kiểm tra, xác nhận, tổng hợp và gửi hồ sơ đến Sở Nội vụ trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị cấp đổi của cá nhân, tập thể, hộ gia đình theo quy định.
b) Sở Nội vụ thực hiện cấp đổi hiện vật khen thưởng và trả kết quả cho cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương trong thời hạn 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.