Điều 5. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ cơ quan
1. Tổ chức
Căn cứ khối lượng công việc, quy định về cơ cấu tổ chức của từng cơ quan, tổ chức, có thể thành lập bộ phận, phòng, bố trí nhân sự chuyên trách hoặc kiêm nhiệm các công việc thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
2. Nhiệm vụ
a) Nhiệm vụ của văn thư
- Quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức theo quy định.
- Xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.
- Phối hợp với Lưu trữ cơ quan hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan, tổ chức.
b) Nhiệm vụ của lưu trữ
- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.
- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, sắp xếp hồ sơ, tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức.
- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của thành phố); tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.