Điều 9. Phương thức chuyển đổi chữ ký tay và con dấu sang chữ ký số
1. Việc chuyển đồng thời chữ ký tay và con dấu trên văn bản giấy sang chữ ký số trên văn bản điện tử được thực hiện như sau: Các loại văn bản thuộc Điều 5 của Quy chế này, sau khi được ký tay, đóng dấu trên văn bản giấy, thì thực hiện ký số theo trình tự sau:
Bước 1: Cán bộ văn thư điền số, ngày tháng năm ban hành của văn bản điện tử (hình thức và nội dung văn bản điện tử này phải đảm bảo đúng như văn bản giấy đã được ký tay và đóng dấu) sau đó chuyển văn bản điện tử sang định dạng PDF.
Bước 2: Văn thư gửi văn bản điện tử dạng PDF đến lãnh đạo cơ quan, đơn vị để lãnh đạo dùng khóa bí mật thực hiện ký số văn bản điện tử.
Bước 3: Lãnh đạo gửi lại văn bản điện tử đã ký số cho cán bộ văn thư. Văn thư dùng khóa bí mật thực hiện ký số văn bản điện tử.
Trường hợp cơ quan, đơn vị chỉ có chứng thư số với tư cách đại diện giao văn thư bảo quản: Cán bộ văn thư điền số, ngày tháng năm ban hành vào văn bản điện tử (hình thức và nội dung văn bản điện tử này phải đảm bảo đúng theo văn bản giấy đã được ký tay và đóng dấu) sau đó dùng khóa bí mật thực hiện ký số văn bản điện tử.
2. Ngày ký số trên văn bản điện tử phải đúng theo ngày ban hành văn bản.