Điều 7. Tổ chức và quản lý các đoàn của tỉnh ra nước ngoài (đoàn ra)
1. Việc tổ chức theo dõi, quản lý đoàn ra:
a) Sở Ngoại vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan tham mưu xây dựng đề án, kế hoạch đoàn ra của lãnh đạo Tỉnh ủy, HĐND tỉnh, UBND tỉnh; chịu trách nhiệm tiếp nhận hồ sơ đề nghị của đoàn, cán bộ, công chức, viên chức đi nước ngoài tại diểm a khoản 1 Điều 4 quy định này để trình cấp có thẩm quyền cho phép ra nước ngoài; chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan giúp UBND tỉnh quản lý, theo dõi, tổng hợp báo cáo thống kê số kiệu đoàn ra của tỉnh;
b) Đối với các đoàn, cán bộ, công chức, viên chức đi nước ngoài theo quy định tại khoản 2 Điều 4 của quy định này, văn bản cho phép ra nước ngoài phải được đồng gửi cho Sở Ngoại vụ để tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh;
c) Các đoàn cán bộ, công chức, viên chức đi nước ngoài về việc công có trách nhiệm báo cáo kết quả hoạt động về Sở Ngoại vụ tổng hợp báo cáo Chủ tịch UBND tỉnh sau khi kết thúc đợt công tác chậm nhất sau 15 làm việc;
d) Chủ tịch UBND huyện, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm theo dõi, quản lý việc đi nước ngoài đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý và báo cáo số liệu đoàn ra của cơ quan, đơn vị trong báo cáo định kỳ theo quy định tại Điều 19 của Quy định này.
2. Đối với các đoàn đi nước ngoài từ cấp Phó Chủ tịch HĐND, Phó Chủ tịch UBND tỉnh trở lên, Sở Ngoại vụ giúp UBND tỉnh thông báo cho cơ quan đại diện Việt Nam ở địa bàn nơi đoàn đến hoạt động và các cơ quan liên quan ít nhất 7 ngày làm việc về nội dung, chương trình hoạt động tại quốc gia, vùng lãnh thổ, tổ chức quốc tế tiếp nhận; đồng gửi thông báo cho Bộ Ngoại giao.
3. Sở Ngoại vụ giúp UBND tỉnh hướng dẫn các đoàn đi công tác chủ động liên hệ, tham khảo trước ý kiến của cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và các cơ quan liên quan; kịp thời phối hợp với Bộ Ngoại giao và các cơ quan liên quan xử lý những vấn đề phức tạp, nhạy cảm phát sinh.