Điều 4. Sở Thương mại có trách nhiệm
4.1 Là cơ quan đầu mối giúp UBND Thành phố quản lý các hoạt động của Văn phòng đại diện trên địa bàn Thành phố.
4.2 Sở Thương mại được UBND Thành phố ủy quyền thực hiện các công việc sau đây theo qui định tại Quyết định số 4446/QĐ - UB ngày 29/10/1998 của UBND Thành phố về việc ủy quyền cho Sở Thương mại quản lý hoạt động của các văn phòng đại diện các tổ chức kinh tế nước ngoài đặt tại Hà Nội;
- Trả lời Bộ Thương mại và các Bộ, ngành liên quan về việc các tổ chức kinh tế nước ngoài xin cấp giấy phép đặt văn phòng đại diện, gia hạn giấy phép hoạt động, xin đình chỉ hoạt động, bổ sung, sửa đổi chức năng hoạt động của văn phòng đại diện;
- Xác nhận đăng ký hoạt động và đăng ký gia hạn của văn phòng đại diện sau khi đã được các Bộ, Ngành có thẩm quyền cấp giấy phép hoặc gia hạn giấy phép hoạt động, hướng dẫn các văn phòng đại diện đăng ký hoạt động đúng hạn;
- Xác nhận việc bổ sung, thay đổi nhân sự làm việc tại văn phòng, thay đổi địa điểm và các thay đổi khác của văn phòng đại diện.
Trong thời hạn 15 này kể từ ngày nhận hồ sơ đã đăng ký hợp lệ của văn phòng đại diện, Sở Thương mại chuẩn y giấy đăng ký hoạt động, đăng ký gia hạn và các đăng ký thay đổi nhân sự, trụ sở .. của văn phòng.
4.3 Trong những trường hợp cần thiết, Giám đốc Sở Thương mại hoặc người được Giám đốc ủy quyền được mời đại diện trưởng văn phòng đại diện tới làm việc để giải quyết các vấn đề có liên quan đến hoạt động của văn phòng đại diện.
4.4 Sở Thương mại làm đầu mối phối hợp với các cơ quan Trung ương có liên quan và cơ quan quản lý Nhà nước thuộc Thành phố tiến hành kiểm tra hoạt động của văn phòng đại diện trong những trường hợp xét thấy cần thiết sau khi có quyết định của UBND Thành phố. Khi cần biết hoạt động cụ thể của văn phòng đại diện, Sở Thương mại có thể cử cán bộ làm việc trực tiếp tại văn phòng đại diện. Kết qủa làm việc phải được báo cáo bằng văn bản với lãnh đạo Sở chuyên trách về hoạt động này và lưu vào hồ sơ quản lý văn phòng đại diện đó. Trong trường hợp phát hiện có sự vi phạm trong hoạt động của Văn phòng đại diện, Sở Thương mại tổ chức đoàn kiểm tra liên ngành theo như qui định tại Điều 12 của Qui chế này.
4.5 Căn cứ các qui định về xử phạt hành chính của Nghị định 82/CP của Chính phủ ngày 02/08/1994, Thông tư 03/TM - PC ngày 10/02/1995 của Bộ Thương mại và Nghị định số 01/CP ngày 03/01/1996 của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thương mại, Sở thương mại tiến hành lập biên bản xử phạt hành chính và dự kiến mức phạt trình UBND xử lý đối với các vi phạm của văn phòng đại diện.
4.6 Đôn đốc văn phòng đại diện nộp báo cáo hoạt động của mình 6 tháng một lần như quy định tại Nghị định 82/CP. Thời điểm nộp báo cáo trước ngày 15/7 và trước ngày 20/01 năm tiếp theo.