Điều 5. Chuẩn bị đối thoại
1. Người giải quyết khiếu nại hoặc người được ủy quyền trước khi tổ chức đối thoại phải lập kế hoạch, xác định nội dung đối thoại, chương trình, thời gian, địa điểm tiến hành đối thoại; căn cứ vào nội dung và tình hình thực tế, tính chất của từng vụ việc để quyết định thành phần tham gia đối thoại.
Trường hợp có phối hợp với các cơ quan, đơn vị khác (cấp dưới, cùng cấp hoặc cấp trên) để tiến hành đối thoại, người giải quyết khiếu nại phải trao đổi để thống nhất chương trình, nội dung, thời gian và thành phần tham gia đối thoại. Trên cơ sở đó phân công nhiệm vụ cho từng cơ quan, đơn vị chuẩn bị trước các nội dung, tài liệu và các điều kiện cần thiết khác để tham gia đối thoại.
2. Cơ quan chủ trì đối thoại ban hành thông báo nêu rõ nội dung, thời gian và địa điểm đối thoại gửi cho các thành phần tham gia đối thoại trước 03 ngày làm việc. Những người được thông báo phải có mặt đúng thời gian, địa điểm đã ghi trong thông báo. Nếu vắng mặt phải báo cáo với người chủ trì đối thoại trước thời điểm dự kiến bắt đầu tiến hành đối thoại.
3. Địa điểm tổ chức đối thoại phải đảm bảo trang trọng, có đủ điều kiện cần thiết phục vụ cho việc đối thoại.