Điều 12. Phát hành văn bản điện tử
1. Quy trình ký số, phát hành văn bản điện tử
Văn bản điện tử sau khi được kiểm soát về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày và được lãnh đạo cơ quan, đơn vị phê duyệt phát hành phải đảm bảo được sử dụng tối thiểu 02 chữ ký số (01 chữ ký số của người có thẩm quyền, 01 chữ ký số của cơ quan, tổ chức). Việc ký số được thực hiện như sau:
a) Người có thẩm quyền ký văn bản thực hiện ký số cá nhân trên văn bản điện tử, sau đó chuyển Văn thư thực hiện các thủ tục phát hành.
b) Văn thư cơ quan lấy số văn bản, cập nhật vào tập tin đã được lãnh đạo ký số cá nhân các thông tin: số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản. Việc cập nhật số ký hiệu và ngày tháng năm ban hành văn bản được thực hiện qua chức năng tự động của Hệ thống.
Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo thành bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản giấy (nếu có yêu cầu).
Văn thư cơ quan sử dụng chứng thư số của cơ quan, thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức lên văn bản điện tử đã có chữ ký số cá nhân của người có thẩm quyền. Việc ký số của cơ quan, tổ chức đối với các văn bản có phụ lục được thực hiện theo khoản 8 Mục II Phần I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Phát hành văn bản điện tử: Văn thư cơ quan thực hiện phát hành văn bản điện tử trên Hệ thống, cập nhật đủ các thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi theo Mục I Phần II Phụ lục VI Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
c) Lưu văn bản điện tử
Thực hiện theo Khoản 2 Điều 19 Nghị định 30/2020/NĐ-CP.
d) Định kỳ Văn thư cơ quan có trách nhiệm in sổ đăng ký văn bản đi trên Hệ thống ra giấy, đảm bảo đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý và lưu trữ. Thời hạn in sổ được quy định trong Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
đ) Phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy
Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 và Phần II Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
2. Hình thức chữ ký số của người có thẩm quyền và của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
a) Chữ ký số của người có thẩm quyền
Hình ảnh, vị trí chữ ký số cá nhân của người có thẩm quyền được thực hiện theo quy định tại điểm d khoản 7 Mục II Phần I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
b) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Hình ảnh, vị trí, thông tin chữ ký số của cơ quan, đơn vị được thực hiện theo quy định tại khoản 8 Mục II Phần I Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.