Điều 7. Quy trình tiếp nhận phản ánh, kiến nghị
1. Cá nhân, tổ chức có quyền phản ánh, kiến nghị với Sở Tư pháp (Phòng Kiểm soát thủ tục hành chính) về quy định hành chính và việc thực hiện thủ tục hành chính tại các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu.
2. Sở Tư pháp có trách nhiệm tiếp nhận các phản ánh, kiến nghị được thực hiện thông qua hình thức văn bản, điện thoại và phải tuân thủ quy trình sau:
a) Hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện phản ánh, kiến nghị theo quy định tại khoản 1, 2 Điều 5 của Quy chế này (theo mẫu tại Phụ lục 1, Phụ lục 2);
b) Nhận phản ánh, kiến nghị;
c) Vào sổ tiếp nhận phản ánh, kiến nghị;
d) Nghiên cứu, đánh giá và phân loại phản ánh, kiến nghị:
- Trường hợp phản ánh, kiến nghị không đủ điều kiện tiếp nhận do không đáp ứng yêu cầu theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 5 Quy chế này:
+ Các đơn, thư có nội dung phản ánh, kiến nghị nhưng không xác định rõ tên, địa chỉ, số điện thoại của cá nhân, tổ chức phản ánh, kiến nghị. Trường hợp này, Sở Tư pháp lưu hồ sơ.
+ Các đơn, thư có nội dung không phải là phản ánh, kiến nghị hoặc không thể hiện rõ nội dung phản ánh, kiến nghị. Trong thời hạn không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận, Sở Tư pháp thông báo cho cá nhân, tổ chức có đơn, thư biết và lưu hồ sơ.
- Trường hợp phản ánh, kiến nghị đủ điều kiện tiếp nhận theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 5 Quy chế này:
+ Đối với phản ánh, kiến nghị về những vướng mắc cụ thể trong thực hiện thủ tục hành chính do hành vi chậm trễ, gây phiền hà, không thực hiện hoặc thực hiện không đúng quy định của các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã: Trong thời hạn không quá 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phản ánh, kiến nghị, Sở Tư pháp có văn bản chuyển phản ánh, kiến nghị đến cơ quan có thẩm quyền xử lý.
+ Đối với phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính không thuộc thẩm quyền xử lý của Sở Tư pháp: Trong thời hạn không quá 05 (năm) ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phản ánh, kiến nghị, Sở Tư pháp có văn bản chuyển phản ánh, kiến nghị đến cơ quan có thẩm quyền xử lý.
e) Lưu giữ hồ sơ phản ánh, kiến nghị đã được tiếp nhận theo quy định của pháp luật về văn thư lưu trữ.
Trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp có thể liên hệ, trao đổi với cá nhân, tổ chức có phản ánh, kiến nghị hoặc tổ chức họp với sự tham gia của các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã để làm rõ những vấn đề có liên quan đến việc tiếp nhận, xử lý các phản ánh, kiến nghị theo quy định tại Nghị định số 20/2008/NĐ-CP.
3. Các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm:
a) Hướng dẫn cá nhân, tổ chức thực hiện phản ánh, kiến nghị về quy định hành chính, thủ tục hành chính theo đúng quy định tại Điều 5, khoản 1 Điều 6 của Quy chế này;
b) Tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị do Sở Tư pháp chuyển đến;
c) Phối hợp với Sở Tư pháp trong quá trình tiếp nhận và xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức; trường hợp cần thiết phải tham gia họp để làm rõ những vấn đề có liên quan đến nội dung phản ánh, kiến nghị.