Điều 14. Tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế
Thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:
a) Chủ tịch UBND tỉnh quyết định việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của UBND tỉnh và cho phép các sở, ngành tỉnh và các cơ quan, tổ chức nước ngoài do địa phương trực tiếp cấp giấy phép hoạt động được tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung không thuộc quy định tại điểm c điều này, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý nhà nước của các cơ quan và của địa phương.
b) Hội nghị, hội thảo quốc tế do các tổ chức nhân dân tổ chức, thực hiện theo quy định của Ban Bí thư Trung ương Đảng.
c) Các hội nghị, hội thảo quốc tế có nội dung liên quan đến các vấn đề chính trị, dân tộc, tôn giáo, an ninh, quốc phòng và phạm vi bí mật nhà nước phải xin phép của Thủ tướng Chính phủ.
2. Nội dung quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế:
Sở Ngoại vụ là cơ quan tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế của tỉnh:
a) Trình Chủ tịch UBND tỉnh cho phép hoặc quyết định cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế bằng văn bản trên cơ sở xét duyệt kế hoạch, nội dung, quy mô, số lượng và thành phần đại biểu (trong nước và ngoài nước), thời gian, địa điểm và nguồn kinh phí.
b) Quản lý công tác tổ chức, nội dung bài phát biểu, nội dung thông tin tuyên truyền và các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo quốc tế.
c) Phối hợp với các cơ quan liên quan phát hiện và có biện pháp xử lý kịp thời đối với cá nhân và tổ chức có các hành vi vi phạm pháp luật hoặc cố ý làm trái các quy định trong quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.
3. Trách nhiệm của cơ quan tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế:
a) Các cơ quan, tổ chức của tỉnh khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế phải thực hiện các quy định sau:
- Xin phép bằng văn bản gởi Sở Ngoại vụ trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế ít nhất là 15 ngày đối với hội nghị, hội thảo thuộc thẩm quyền cho phép của Chủ tịch UBND tỉnh.
Nội dung văn bản xin phép cần nêu rõ:
+ Mục đích của hội nghị, hội thảo;
+ Nội dung của hội nghị, hội thảo;
+ Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);
+ Thành phần tham gia tổ chức: cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);
+ Thành phần tham dự: số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài;
+ Nguồn kinh phí;
+ Ý kiến của cơ quan liên quan (nếu có).
- Lập dự toán kinh phí theo quy định về quản lý tài chính đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức bằng nguồn ngân sách trong nước. Thực hiện các quy định về chi tiêu, thanh quyết toán tài chính.
- Chịu trách nhiệm về nội dung các tài liệu, báo cáo, tham luận, các tư liệu, số liệu tại hội nghị, hội thảo quốc tế; nội dung các ấn phẩm phát hành trước, trong và sau hội nghị, hội thảo.
- Thực hiện các quy định về bảo vệ bí mật, các quy định trong việc thông tin tuyên truyền.
- Thông báo ngay lên cơ quan có thẩm quyền để chỉ đạo xử lý kịp thời đối với trường hợp hội nghị, hội thảo có những diễn biến phức tạp.
- Báo cáo tóm tắt kết quả hội nghị, hội thảo gửi cho Sở Ngoại vụ, Sở Nội vụ, UBND tỉnh trong thời hạn 15 ngày sau khi kết thúc hội nghị, hội thảo.
b) Các cơ quan, tổ chức nước ngoài khi tổ chức hội nghị, hội thảo phải thực hiện các quy định sau:
- Xin phép bằng văn bản gởi Sở Ngoại vụ trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế ít nhất là 30 ngày đối với hội nghị, hội thảo thuộc thẩm quyền cho phép của Chủ tịch UBND tỉnh.
- Nội dung văn bản xin phép cần nêu rõ:
+ Mục đích của hội nghị, hội thảo;
+ Nội dung của hội nghị, hội thảo;
+ Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);
+ Thành phần tham gia tổ chức và số lượng đại biểu nước ngoài và đại biểu Việt Nam;
- Chấp hành luật pháp và các quy định của Việt Nam liên quan đến việc tổ chức hội nghị, hội thảo.
- Các cơ quan, tổ chức nước ngoài có trách nhiệm trình cơ quan có thẩm quyền cấp giấy phép hoạt động thẩm định nội dung và các hoạt động liên quan đến hội nghị, hội thảo quốc tế do các cơ quan, tổ chức này đề nghị trước khi tiến hành các thủ tục theo quy định.
3. Sở Ngoại vụ có trách nhiệm chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước đối với việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế của tỉnh. Các sở quản lý chuyên ngành có trách nhiệm xây dựng chương trình nội dung hội nghị, hội thảo, các quan hệ quốc tế cũng như việc ký kết và thực hiện thỏa thuận thuận quốc tế hàng năm gởi Sở Ngoại vụ tổng hợp tham mưu trình UBND tỉnh.