Điều 6: Quy chế này sẽ được công bố công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng. Hàng năm, các doanh nghiệp, căn cứ vào tiêu chuẩn đã quy định, lập hồ sơ đề nghị xét khen thưởng gồm những văn bản sau( theo biểu mẫu đính kèm):
Đơn đề nghị xét thưởng xuất khẩu của doanh nghiệp( ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại, Fax, số tài khoản, mã số thuế…), có xác nhận của cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp( nếu có).
Bản tổng hợp kim ngạch xuất khẩu, có xác nhận của Cục Hải quan Hà Nội.
Hồ sơ xét thưởng được lập thành hai bộ gửi về Sở Thương mại Hà Nội trước ngày 30/4. Việc xét thưởng được tiến hành trong Quý II hàng năm.