Điều 7. Hồ sơ dự đấu thầu
1. Hồ sơ dự đấu thầu bao gồm:
- Đơn dự đấu thầu theo mẫu quy định và do người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân ký tên;
- Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của đối tượng dự thầu;
- Phương án về tổ chức quản lý chợ;
- Kế hoạch bảo quản, duy tu, sửa chữa chợ;
- Giá dự thầu (kèm thuyết minh).
Thời gian chuẩn bị hồ sơ dự đấu thầu tối thiểu là 15 ngày kể từ ngày phát hành hồ sơ mời đấu thầu.
Hồ sơ dự đấu thầu nêu trên được đựng trong một phong bì niêm phong kín và nộp tại nơi quy định trong thông báo mời thầu. Cơ quan nhận hồ sơ có trách nhiệm bảo mật, quản lý kỹ hồ sơ, tài liệu, thông tin của đối tượng dự đấu thầu và không mở phong bì đựng hồ sơ dự đấu thầu trước ngày, giờ mở thầu.
Bên nhận hồ sơ dự đấu thầu phải có biên nhận hồ sơ cấp cho bên dự đấu thầu, trong đó ghi rõ doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân dự đấu thầu, tên đối tượng nộp và nhận hồ sơ, ngày giờ nhận hồ sơ và có đóng dấu, ký tên xác nhận của cơ quan nhận hồ sơ dự đấu thầu.
Danh sách những đối tượng dự thầu sẽ được niêm yết tại Ban Quản lý chợ, trụ sở Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có chợ đấu thầu và tại Hội đồng xét chọn thầu chậm nhất là 07 (bảy) ngày trước ngày mở thầu.
Đối tượng được dự đấu thầu phải nộp phí đấu thầu và tiền ký quỹ bảo đảm dự đấu thầu chậm nhất là 03 (ba) ngày trước ngày mở thầu. Đối tượng dự đấu thầu nào không nộp đủ phí và số tiền ký quỹ để đảm bảo dự đấu thầu theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này sẽ không được dự đấu thầu.
2. Nhận và quản lý hồ sơ dự đấu thầu:
Phòng Công thương hoặc Phòng Kinh tế các huyện, thị xã, thành phố nơi có chợ đấu thầu có trách nhiệm tiếp nhận và quản lý hồ sơ dự đấu thầu theo quy định.
3. Sửa đổi và rút hồ sơ dự đấu thầu:
Sau khi đã nộp hồ sơ dự đấu thầu, nếu đơn vị dự đấu thầu muốn sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự đấu thầu thì phải gửi văn bản cho bên nhận hồ sơ ghi rõ nội dung sửa đổi hoặc rút lại hồ sơ dự đấu thầu. Việc sửa đổi hoặc rút hồ sơ dự đấu thầu chỉ được thực hiện trước thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ dự đấu thầu ghi trong thông báo mời đấu thầu (thời điểm đóng thầu).
Nội dung sửa đổi hồ sơ dự đấu thầu cũng phải để trong một phong bì niêm kín và bên mời đấu thầu có trách nhiệm bảo quản như hồ sơ dự đấu thầu chính thức, không được mở ra trước ngày giờ mở thầu. Sau thời điểm đóng thầu, việc sửa đổi hoặc rút lại hồ sơ dự đấu thầu sẽ không được chấp nhận.
4. Thay đổi nội dung mời đấu thầu:
- Trong trường hợp đặc biệt cần thay đổi một số nội dung trong hồ sơ mời thầu khi chưa đến hạn đóng thầu, bên mời đấu thầu phải niêm yết rõ nội dung sửa đổi hồ sơ mời đấu thầu tại địa điểm đã niêm yết thông báo mời đấu thầu, đồng thời gửi văn bản thông báo sự thay đổi này cho những đối tượng đã nộp đơn dự đấu thầu trước đó;
- Trong trường hợp này, thời hạn nhận hồ sơ dự thầu sẽ được gia hạn thêm tối thiểu là 15 ngày kể từ ngày ra thông báo mời đấu thầu mới để các đối tượng dự đấu thầu hoàn chỉnh, bổ sung và nộp hồ sơ xin dự thầu theo quy định mới thay đổi.
5. Mở thầu:
- Sau khi tiếp nhận nguyên trạng các hồ sơ dự đấu thầu và quản lý hồ sơ theo chế độ "Mật", việc mở thầu sẽ được tiến hành công khai vào ngày, giờ và địa điểm đã ghi trong thông báo mời đấu thầu, thời gian mở thầu không quá 48 giờ, kể từ thời điểm đóng thầu (trừ ngày nghỉ theo quy định của pháp luật);
- Tất cả đối tượng nộp hồ sơ dự đấu thầu được Hội đồng xét chọn thầu mời dự mở thầu;
- Hội đồng xét chọn thầu họp để mở phong bì đựng hồ sơ dự đấu thầu, công khai trước các đối tượng dự đấu thầu. Hội đồng xét chọn thầu sẽ kiểm tra hồ sơ dự đấu thầu để xác định tính hợp lệ của từng hồ sơ dự đấu thầu, chỉ có những hồ sơ hợp lệ mới được dự đấu thầu;
- Toàn bộ nội dung của cuộc họp mở thầu phải được lập biên bản, có đủ chữ ký của các thành viên có mặt (bên mời thầu và các đối tượng dự thầu).
Biên bản mở thầu phải bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên chợ đấu thầu;
- Ngày, giờ, địa điểm mở thầu;
- Tên và địa chỉ của các đối tượng dự đấu thầu;
- Tóm tắt các nội dung cơ bản của các hồ sơ dự đấu thầu;
- Đại diện bên mời đấu thầu và các đối tượng dự đấu thầu được mời tham dự phải ký tên vào biên bản mở thầu. Bản gốc hồ sơ dự đấu thầu sau khi mở thầu phải được Hội đồng xét chọn thầu ký xác nhận từng trang để làm cơ sở pháp lý cho việc tiến hành đánh giá và xét chọn thầu.
6. Xét chọn đối tượng trúng thầu:
Hội đồng xét chọn thầu sẽ họp xét chọn đối tượng trúng thầu căn cứ theo các yêu cầu của hồ sơ dự đấu thầu và tiêu chuẩn đánh giá đã được Ủy ban nhân dân cấp có thẩm quyền phê duyệt. Đánh giá các hồ sơ dự đấu thầu được thực hiện theo các bước sau đây:
- Sử dụng thang điểm đánh giá để cho điểm đối với từng đối tượng dự đấu thầu;
- Trên cơ sở tổng số điểm đã đạt của mỗi đối tượng dự đấu thầu, sẽ xếp hạng thầu để xét chọn đối tượng trúng thầu.
7. Phê duyệt và công bố kết quả trúng thầu:
Kết quả đấu thầu sẽ được Hội đồng xét chọn thầu công bố và thông báo chính thức cho đối tượng trúng thầu bằng văn bản trong thời hạn chậm nhất là 15 ngày kể từ ngày Ủy ban nhân dân cấp huyện, thị xã, thành phố phê duyệt;
- Trong vòng 15 ngày sau khi nhận được quyết định công nhận trúng thầu, đối tượng trúng thầu phải tiến hành ký kết hợp đồng giao nhận thầu với Ủy ban nhân dân cấp huyện, thị xã, thành phố. Nếu đối tựơng trúng thầu không đến và không có lý do chính đáng thì Hội đồng xét chọn thầu sẽ báo cáo cho Ủy ban nhân dân cấp huyện, thị xã, thành phố xem xét và có thể giao nhà thầu kế tiếp trong danh sách xếp hạng;
- Trong trường hợp đối tượng trúng thầu là doanh nghiệp mà chưa có chức năng kinh doanh và quản lý chợ phải đăng ký kinh doanh bổ sung ngay trước khi tiến hành ký kết hợp đồng giao nhận thầu.
8. Những khiếu nại liên quan đến công tác đấu thầu chỉ có hiệu lực 30 ngày kể từ ngày công bố kết quả trúng thầu.