Điều 18. Việc giao nhận, vận chuyển Mã khoá bảo mật giữa các khâu xây dựng, cấp phát và thu hồi được ihực hiện theo quy định sau:
1. Các phương thức giao nhận, vận chuyển Mã khoá bảo mật:
- Giao nhận trực tiếp;
- Giao nhận qua đường văn thư mật;
- Giao nhận qua mạng máy tính giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước
2. Mọi trường hợp giao nhận trực tiếp Mã khoá bảo mật giữa người xây dựng, văn thư, người được cấp phát, người thu hồi v.v... đều phải vào sổ, ký nhận giữa hai bên, giao trực tiếp tại phòng làm việc theo quy định của Thủ trưởng đơn vị.
3. Khi gửi Mã khoá bảo mật đi qua đường văn thư mật : Vụ Kế toán - Tài chính và các đơn vị chuyển tiền điện tử phải shi sổ "Mã khoá bảo mật gửi đi" để theo dõi, đối chiếu và làm các thủ tục sau:
3.1. Lập Phiếu gửi: Mã khoá bảo mật gửi đi phải có phiếu gửi kèm theo bỏ chung vào một bì trên phiếu gửi phải đóng dấu độ mật, độ khẩn theo đúng quy định đối với tài liệu mật.
3.2 Làm bì: Mã khoá bảo mật gửi đi phải có bì riêng, không gửi chung với bì tài liệu thường, giấy làm bì phải là loại giấy dai, khó bóc, không thấm nước, không nhìn thấu qua được, gấp bì qua mối chéo, hồ dán phải dính, khó bóc. Mã khoá bảo mật gửi đi phải gửi bằng 2 bì:
- Bì trong: ghi rõ số và ký hiệu Mã khoá bảo mật, tên người nhận, đóng dấu "Mật" và có dòng chữ "Chỉ người có tên mới được bóc bì" sau đó niêm phong lại;
- Bi ngoài: ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ "C" in hoa (không đóng dấu "Mật").
Vụ Kế toán - Tài chính và các đơn vị chuyển tiền điện tử có trách nhiệm theo dõi, kiểm tra, đối chiếu với đơn vị hoặc cá nhân nhận Mã khoá bảo mật để tránh thất lạc, sai sót.
4. Đối với nhận Mã khoá bảo mật đến qua đường văn thư mật: Mã khoá bảo mật gửi đến phải qua văn thư mật để vào sổ "Tài liệu mật gửi đến” để theo dõi và báo cáo ngay cho Giám đốc hoặc Thủ trưởng đơn vị trước khi chuyển cho người được cấp phát (nhận). Người nhận được Mã khoá bảo mật phải hoàn lại ngay Phiếu gửi cho nơi gửi ngay trong ngày nhận được.
5. Việc giao nhận Mã khoá bảo mật qua mạng máy tính giữa các đơn vị Ngân hàng Nhà nước chỉ áp dụng cho cấp phát Mã khoá bảo mật và chi được thực hiện khi có điều kiện kỹ thuật đảm bảo chính xác, an toàn và bảo mật. Vụ Kế toán - Tài chính, đơn vị chuyển tiền điện tử và cá nhân được cấp phát Mã khoá bảo mật có trách nhiệm mở sổ theo dõi và thực hiện kiểm tra, đối chiếu chặt chẽ để tránh thất lạc, sai sót.