Điều 5. Quyền và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Giám đốc Sở Nội vụ
a) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân quy định tại khoản 1 Điều 4 Quy chế này.
b) Ký duyệt Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu thuộc thẩm quyền quy định tại khoản 2 Điều 4 Quy chế này.
c) Chỉ đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ hoặc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tổ chức, quản lý Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh, đảm bảo thực hiện tốt việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đúng quy định.
2. Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ hoặc Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
a) Đề xuất, tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, phê duyệt đối với nội dung quy định tại khoản 1 Điều 4 Quy chế này.
b) Trình Giám đốc Sở Nội vụ xem xét, phê duyệt: Phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả đối với các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 4 Quy chế này.
c) Ký duyệt phiếu yêu cầu khai thác và sử dụng tài liệu đối với những trường hợp thuộc thẩm quyền.
d) Tổ chức, sử dụng, quản lý Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.
đ) Thực hiện trách nhiệm của người đứng đầu Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử.
e) Bảo quản an toàn, chỉnh lý, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử tỉnh.
g) Ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.
3. Trưởng phòng phụ trách khai thác, sử dụng tài liệu thuộc Chi cục Văn thư Lưu trữ hoặc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
a) Đề xuất, tham mưu cho Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ hoặc Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh ban hành nội quy, quy chế về khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.
b) Giám sát việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.
c) Phê duyệt hoặc có ý kiến vào phiếu yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu trước khi trình lãnh đạo cơ quan xét duyệt.
4. Viên chức phụ trách khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
a) Thực hiện trách nhiệm theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Thông tư số 10/2014/TT-BNV.
b) Thực hiện đúng quy trình khai thác, sử dụng tài liệu; đảm bảo bí mật tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.
c) Giao kết quả, thu, nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.
d) Theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh.
5. Độc giả
Thực hiện quyền, nghĩa vụ theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 29 Luật Lưu trữ năm 2011 và khoản 3 Điều 3 Thông tư số 10/2014/TT-BNV.
6. Cơ quan, tổ chức có tài liệu bảo quản thời hạn được bảo quản tại Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh
a) Liên hệ với lãnh đạo Chi cục Văn thư - Lưu trữ hoặc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh bằng văn bản hoặc giấy giới thiệu để phân công viên chức quản lý kho mở cửa kho, giám sát việc khai thác, sử dụng tài liệu của đơn vị tại kho.
b) Phối hợp và thực hiện theo hướng dẫn của viên chức quản lý kho trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của đơn vị.
c) Không được mang tài liệu ra khỏi kho bảo quản khi chưa được sự đồng ý của cấp có thẩm quyền.
d) Công chức, viên chức, người lao động của đơn vị đến khai thác, sử dụng tài liệu phải chấp hành nghiêm các nội quy, quy chế của Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh và các quy định khác của pháp luật có liên quan.