Điều 21. Chuẩn bị phiên họp UBND tỉnh
1. Chủ tịch UBND tỉnh quyết định cụ thể thời gian họp, thành phần và chương trình, nội dung phiên họp. Phiên họp UBND tỉnh thường kỳ vào thứ 2, tuần đầu của tháng, Chủ tịch UBND tỉnh có thể quyết định thay đổi thời gian họp khi cần thiết. Việc thay đổi thời gian họp được Văn phòng UBND tỉnh thông báo cho các ủy viên UBND tỉnh trước ít nhất 01 ngày làm việc.
2. Văn phòng UBND tỉnh có nhiệm vụ:
a) Thẩm tra về trình tự, thủ tục hồ sơ và tham mưu tổng hợp về nội dung đề án trình tại phiên họp;
b) Dự kiến nội dung, chương trình, thời gian, thành phần tham dự họp, trình Chủ tịch UBND tỉnh quyết định và thông báo cho các ủy viên UBND tỉnh về các nội dung trên chậm nhất 05 ngày làm việc trước ngày phiên họp bắt đầu; chuẩn bị các điều kiện phục vụ phiên họp;
c) Đôn đốc Thủ trưởng cơ quan có đề án trình trong phiên họp gửi hồ sơ đề án, dự án và các văn bản liên quan.
Chậm nhất 05 ngày làm việc, trước ngày phiên họp bắt đầu, chủ đề án phải gửi tài liệu đã được Chủ tịch UBND xem xét và cho trình tại phiên họp đến Văn phòng UBND tỉnh. Số lượng tài liệu trình UBND tỉnh xem xét tại phiên họp do Chánh Văn phòng UBND tỉnh quyết định;
d) Chánh Văn phòng UBND tỉnh ký giấy mời họp UBND tỉnh;
đ) Gửi giấy mời và tài liệu họp đến Ủy viên UBND tỉnh và đại biểu được mời họp (qua Cổng thông tin điện tử của tỉnh), trước khi họp ít nhất là 03 ngày làm việc (trừ trường hợp họp bất thường);
e) Trong trường hợp còn có ý kiến khác nhau về những đề án, báo cáo trình tại phiên họp UBND tỉnh thì theo chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Văn phòng UBND tỉnh tổ chức cuộc họp gồm lãnh đạo cơ quan chủ trì soạn thảo và cơ quan liên quan để thống nhất ý kiến trước khi trình UBND tỉnh xem xét, quyết định.
3. Đơn vị chủ trì đề án có nhiệm vụ:
a) Chuẩn bị và gửi toàn bộ hồ sơ, tài liệu họp bằng văn bản điện tử đến Văn phòng UBND tỉnh qua phần mềm quản lý hồ sơ công việc của UBND tỉnh (trừ tài liệu mật) chậm nhất 05 ngày làm việc trước khi họp; đồng thời gửi văn bản giấy đến Văn phòng UBND tỉnh theo yêu cầu;
b) Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh quản lý tài liệu mật gửi các đại biểu dự họp và thu hồi sau khi kết thúc phiên họp.